平成25年度実施分外部監査結果に対する措置状況

監査公表

 平成25年度包括外部監査について、秋田市長から、当該監査の結果に基づき、又は当該監査の結果を参考として措置を講じた旨の通知があったので、地方自治法(昭和22年法律第67号)第252条の38第6項の規定により、当該通知に係る事項を公表する。

  平成26年9月29日


25 総第 229 号
平成26年9月18日

 秋田市監査委員 様
秋田市長  穂 積   志

平成25年度包括外部監査の結果に対する措置状況について(通知)

 平成26年2月12日付けで秋田市包括外部監査人渡邉雅章氏より提出があった「平成25年度包括外部監査結果報告書」について、地方自治法(昭和22年法律第67号)第252条の38第6項の規定により、当該監査の結果に対する措置状況を次のとおり通知します。

【 監 査 結 果 の 要 旨 】 【 措 置 の 内 容 】
第2.秋田市の歳入の状況
 3.市税等に関する事務を執行する組織体制
【意見1】滞納(収入(収納)未済額、不納欠損)解消に向けた更なる努力について
 担当職員が滞納防止に努め、組織的にも特別滞納整理課を設ける等の努力を行ってはいるが、滞納の初期段階からの対応(指導記録の保存を含む。)、滞納者の実情把握、他の課所室や市以外の機関との連携等の充実を図り、滞納の解消に向けたさらなる努力を行うことが望まれる。


 平成23年度に特別滞納整理課を設置して以降、手引の作成、研修会の実施、滞納者の破産又は競売情報の提供など、様々な方策を講じてきており、平成24年度末の市の未収金額が平成22年度比で約7億2千万円(7.3%)減という実績にも現れている。今後も法令の枠の範囲内で可能な方策を模索し、さらなる未収金圧縮につなげることができるよう努めていく。(特別滞納整理課)
第3.監査の結果
 1.個人市民税
【指摘事項1】未申告者調査のフォローアップについて
 申告者調査を行っても、なお、未申告の場合には、フォローアップを行い、所得がないため申告を行っていないのか、所得があった上で未申告なのかを明確にし、然るべき対応を行うようにすべきである。


 過去の確定申告および市・県民税申告の申告状況、課税状況や国民健康保険税の申告状況の確認を徹底するとともに、未申告調査の結果・過程をデータとして情報共有することで後年度の調査にも反映することができるよう工夫した。(市民税課)
【意見2】未申告者調査の活用について
 未申告者調査において、今後未申告者の実態を調査していく上では、少なくとも郵送すべきものとしてリストアップされた者については、紙だけでなくデータも保存することによりデータベース化していくことが望ましい。

 申告書を郵送した調査対象者の調査結果・過程をデータとして情報共有する体制とし、後年度の調査に反映することができるよう工夫した。(市民税課)
【意見3】eLTAX等の利用促進について
 事業所にeLTAX利用のための啓蒙活動を図り、その利用率を上げる努力をすることによる事務効率化の推進の余地がある。市はさらに積極的に利用を呼び掛けるべきである。

 広報、ホームページで利用の推進をPRするとともに、税務署と連携し、国税のe-TAXとともに普及啓発を行うこととしている。
 なお、光ディスク等により、給与支払報告書を提出する事業所に対して、eLTAX利用を啓発するチラシを送付した。(市民税課)
【指摘事項2】税額計算チェックの必要性について
 賦課計算のオンライン入力前の計算チェック作業(サンプルチェック)に延べ54人日(18人×3日)をかけることの妥当性を検討すべきである。職員の知識向上が目的であるとするならば、サンプルを毎年同じものを使用するなど、別途方法を考え、この作業の合理化、効率化を図る必要がある。

 受付した確定申告書および市・県民税申告書の中で、所得や控除が複雑で特殊な事例については、職員が手動で計算を行った後、賦課計算システムを用いて算出した計算結果と確認を行っている。この作業の後、本格的に開始するオンライン入力にさきがけ、職員の知識向上を図るために必要な作業と考えるが、作業人数、作業時間等の実施方法については、見直しを検討する。(市民税課)
【指摘事項3】調査内容の記録について
 扶養控除調査において、リストアップしたリストは廃棄せず、少なくとも1年間あるいは例えば監査委員監査が終了するまでの期間保管し、事後検証が可能な状況にする等の改善が必要である。

 扶養控除調査関係出力リストについては、件数が膨大であることも考慮して、1年保存とした。(市民税課)
【指摘事項4】給与支払報告書未提出事業所への対応について
 給与支払報告書未提出事業所としてリストアップされた者について、催告後の十分なフォローを適時に行うべきである。

 催告後に返答が無い事業所に対しては、事業状況等の確認を行い、給与支払報告書の提出が必要と思われる事業所に対しては、繰り返し提出を求めていくこととしている。(市民税課)
【意見4】他の担当、課所室との協調について
 給与支払報告書未提出事業所のリストアップにあたり、「未申告法人調査」の新規開設事業所情報が有用である。情報源の多様化を図る意味でも法人市民税担当との協調が必要である。

 日常的に新規開設事業所の情報を把握することは困難であり、給与支払報告書が未提出と思われる既存事業所以外の事業所を把握した場合は、必要に応じ、「未申告法人調査」の情報を活用することとした。(市民税課)
 2.法人市民税
【指摘事項5】速やかな税の徴収について
 不申告法人調査の結果、少なくとも事業を継続していることが判明した先のうち、未申告のままの先については、均等割部分は納税義務があるため、賦課決定すべきである。


 均等割額の決定のためには法人税割額も同時に決定する必要があり、その額は0円であっても市町村独自では決定できないものである。よって均等割とはいえ、調査結果だけでの賦課決定はできない。(市民税課)
【意見5】早い段階での不申告調査の必要性について
 法人の不申告調査については、従来、3年間申告のなかった者に対し行っているが、本来申告は毎年行うべきものであるため、マニュアルを改訂し、不申告法人に対する調査を早期に行うべきである。

 平成26年度から、税務署および県税事務所と合同で調査することとした。マニュアルを改訂し、継続的に対象法人を拡大していく。(市民税課)
【意見6】電子申告にかかるホストコンピュータへのデータ取込み方法について
 電子申告の利用率は上昇しているもののホストコンピュータにデータを取込む体制になっていない。費用対効果を比較し、改修あるいは次期システム更新時に導入の検討を行うべきである。

 次期システム更新時に導入の可否について、費用対効果も含め十分に検討していく。(市民税課)
【指摘事項6】公示送達処理の必要性について
 平成24年に更正決定通知が届かなかった先について取消を行っているが、個人市民税などと同様に公示送達を行うべきである。

 更正決定通知が不達となった先には公示送達を行うこととした。(市民税課)
 3.固定資産税
【意見7】電子申告データの効率的な活用について
 電子申告データを市サイドのホストコンピュータへ電磁的に取り組む体制になっていない。費用対効果を比較し、改修あるいは次期システム更新時に導入の検討を行うべきである。


 次期システム更新時に経費的な課題があり、費用対効果および導入等を考慮しながら検討していく。(資産税課)
【意見8】実地調査の詳細な実施方針の組織的関与について
 実施方針等、担当者間の共有認識はあるものの、詳細な実施方針の策定や実施結果の共有について、担当者任せにせず組織的に行うことが望ましい。

 調査の実施は、各年度計画を立て、その結果についての集約を行っている。今後も地理情報システムを活用しながら調査計画・結果を共有し、組織的に行っていく。(資産税課)
【意見9】古い減免物件の書類整備や物件評価について
 昭和時代からの古い減免物件には、未評価家屋等があり、順次、現地調査をし家屋評価を行うなど、改善に向け取組みをしている。今後も継続して取組んでいくことが望ましい。

 今後も継続して調査を実施し、早期に適正な状態になるよう改善に向け取り組んでいく。(資産税課)
【意見10】古い非課税物件の管理について
 非課税申告手続に関する条例が制定される以前に非課税として登録された物件について、申告書および課税台帳上、登記年月日の情報も把握できないものも存在している。
 このような非課税物件について、現地調査をし用途登録を行うなどの管理を進めることが望ましい。

 地理情報システム(航空写真)と照らし合わせながら現地調査を行い、管理していく。(資産税課)
 4.軽自動車税
【意見11】賦課事務手続の効率化について
 軽自動車税申告書(報告書)の記載データを市と軽自動車協会双方で別々のシステムに入力しているが、作業の効率化、入力ミスのリスク軽減を図るため、協会の入力したデータを利用する方向で検討すべきである。


 税制改正に対応するため、市町村が車検情報の提供を受けられる新たなシステムを総務省が開発中であるが、情報が電子データで提供されるため、職員による入力の大部分が不要となる。 課税事務の効率化に大きく寄与するため、現在、このシステムへの参加を検討中である。(市民税課)
【意見12】納税通知書発送事務の外部委託について
 納税通知書発送事務に関し、費用削減が期待できるため、民間への外部委託を検討すべきである。

 一人で複数台所有している者の通知書を一通にまとめられないことや、5台以上所有している場合の確認に支障があることから、外部委託は困難である。
 平成28年度からのコンビニ納付導入および名寄機能付き封入封緘機の導入に合わせ、費用削減の手法について検討していく。(市民税課)
【意見13】廃車・譲渡時の税止め手続漏れへの注意喚起について
 軽自動車等の譲渡・廃車手続を行った際、市への手続の失念又は遅れにより、課税され続けるケースが発生している。廃車・譲渡時の税止め申告の漏れを防止する対応が必要である。

 軽自動車協会や運輸支局において行う手続であるため、登録時の注意喚起や廃車申告書の配布を本市で行うことはできないが、税止め手続の周知については、ホームページで行っていく。(市民税課)
【指摘事項7】返納された廃棄予定の標識の管理について
 返納標識については、台帳等を作成し管理を行うべきであり、物理的に再利用不可能にすることや、保管場所を施錠可能な倉庫内にするなどの対応が必要である。
 また、返納標識を廃棄する際は、廃棄証明等の取得あるいは廃棄作業への立会を実施すべきである。

 返納標識については、従来から軽自動車税取扱日報による把握と、施錠可能な倉庫内への保管を行っている。
 廃棄については、指摘後の廃棄分より、廃棄業者からの廃棄証明等の受取を行っている。(市民税課)
【意見14】窓口カウンター在庫の保管について
 新規交付標識の在庫については、扉又は引出の付いたロッカーに収納する等の対応を行ったうえで、施錠管理すべきである。

 窓口での交付業務に使用する分量を置いているもので、業務終了後は、施錠可能な倉庫内での保管を行っている。(市民税課)
【意見15】標識の残高管理について
 河辺・雄和市民サービスセンターとの標識受払報告に関し、受払枚数のみでなく残高の報告も求める方針に改め、照合により、適切な管理をすべきである。

 平成25年度分の標識受払報告書からは、残高枚数の報告も求め、市民税課と河辺・雄和市民サービスセンターの認識残高枚数の照合を行っている。(市民税課)
 5.事業所税
【意見16】捕捉に対する更なる努力について
 課税客体を確実に捕捉するため、地図情報・航空写真の閲覧、市内の巡回等、様々な試みを実行すべきで、従業者割についても、法人市民税申告書や給与支払報告書の情報をもとに捕捉に努めるべきである。


 資産税課から新築物件の情報を提供してもらうこととした。また、新聞や広告などの情報確認を継続して行い、必要に応じて現地調査を実施している。(市民税課)
【指摘事項8】納税申告義務の調査について
 申告納税義務の有無が不明な事業者が2件あったが、これらについて今後調査を行うことが必要である。

 調査の結果、1法人が申告対象外、1法人は申告対象であった。
 申告対象の法人は会社に訪問し内容説明を行い、当年および過年度分の申告を依頼し、後日申告があった。(市民税課)
【指摘事項9】申告納税の督促のフォローについて
 直近の申告年度の後の事業状況を把握していない事例が5法人分あるが、課税が漏れている可能性があり、早急に事実関係の確認が必要である。

 5法人のうち、1法人は平成22年度に閉鎖、1法人が申告対象外、3法人が申告対象であった。
 申告対象の法人のうち、2法人については訪問のうえ内容説明を行い、当年および過年度分の申告を依頼し、後日申告があった。1法人については、現在折衝中である。(市民税課)
【意見17】申告書の記載誤りへの対応について
 非課税明細書や課税標準の特例明細書の適用条項号の記載誤りについては、申告者等に連絡をとったうえで修正し、その連絡記録も残すべきである。また、申告書の数値誤りについても同様の対応をすべきである。

 申告書のチェックをより正確に行い、遺漏なく確認の連絡を行った。また、訂正を行った際は、申告書備考欄にその内容を記載した。(市民税課)
【意見18】申告書等と固定資産税台帳データの面積情報不一致にかかるフォローについて
 申告書および事業所等明細書と固定資産税台帳データの面積情報に大きな乖離があった場合は、課税漏れ是正の観点から、調査して原因を追及すべきである。

 当該法人については聞き取り等調査を行い、休止施設であることを確認した。今後、より一層の聞き取りや図面等の資料提出、状況に応じての現地調査を行う。(市民税課)
【意見19】実地調査の目的について
 納税義務者の公平を確保するために、課税漏れを検証する実地調査を実施すべきである。

 疑義が生じた案件については、聞き取り等の調査を行った。今後も、状況に応じて聞き取りや現地調査を継続して行う。(市民税課)
【指摘事項10】事業所税減免にかかる調査の実施について
 納税義務者の公平を確保するために、減免申請の度に適切に調査をする必要がある。

 減免に係る図面の添付を義務づけた。また、疑義があった法人については電話で聞き取りを行い、現地調査を実施した。(市民税課)
【指摘事項11】課税資料の保管倉庫の管理について
 課税資料を保管する倉庫が施錠できない状態にあった。また、この倉庫のみならず、庁舎内部の部屋の鍵設置や施錠に関する個別具体的な内規やルールは定められていない、市全体でこれに係るルールを早急に策定する必要があるとともに、当該倉庫のような状況が他にもないか、早急に一斉点検をする必要がある。 

 課税資料を保管する倉庫に鍵を設置した。指摘の倉庫以外は以前から施錠できる状態にある。(市民税課)

 公文書ファイル等の適切な保存を確保するために、保存場所および保存方法等の必要事項を定めた「秋田市公文書ファイル保存要領」を平成26年3月19日に設定し、同年4月1日に施行した。
 また、各課所室等が同要領に基づき管理する書庫等の状況については、同年7月の文書整理推進月間中の点検報告等に併せて調査、指導等を実施した。(文書法制課)
 6.滞納整理の状況
【指摘事項12】会社の事業内容の把握について
 会社の事業計画を入手して収支状態をよく把握し、分割納付計画を立案することが合理的であるのか、不動産の売却収入を期待するのかの判断を行うべきである。


 会社の事業計画については作成しておらず入手は不可能であるが、会社の収支状態については南税務署へ確認し実態を把握した。その内容を踏まえ平成26年4月に分割納付誓約書を取り交わし分割納付の履行を守っている。今後、不動産の売却が決まり次第納付の指導をすることとした。(特別滞納整理課)
【指摘事項13】分割納付誓約書の作成・締結について
 早急に文書形式で分割納付誓約を取り交わすべきである。

 滞納者の生活実態等を踏まえ、文書形式による分割納付誓約書を平成26年1月に取り交わした。(特別滞納整理課)
【指摘事項14】滞納者との接点の確保について
 平成25年8月初旬以降、滞納者とのコンタクトを行っていない。滞納者はすでに県内にいない可能性もあり、自宅を訪問するなど滞納者の状況および連絡先を確認する等の早急な対応が求められる。

 平成26年3月に滞納者が来庁、分割納付誓約書を取得し、現在、分割納付履行中である。(納税課)
【指摘事項15】分割納付誓約書の作成・締結について
 滞納者は他の者との共有土地を有し、現在分割請求を提起し係争中である。滞納者は係争が解消された後、土地の売却収入を滞納税に充てると口約束をしているが、今後、文書形式で納付誓約を取り交わすべきである。

 平成26年8月に分割納付誓約書を取得し、現在、分割納付履行中である。(納税課)
【指摘事項16】過去把握の所有資産の売却可能性のフォローについて
 滞納解消のために所有資産の価値や売却の可能性を把握し、情報を更新していくとともに、滞納解消に向けた交渉を強く進めていくことが必要である。

 平成26年7月に滞納分を納付し、当該滞納事案は終結した。(納税課)
【指摘事項17】所有不動産の把握について
 滞納者は高齢単身生活のため施設入所や入院を繰り返しており、折衝が困難な状況にあるが、固定資産税滞納の早期解消を図るために、所有不動産について詳細な把握を行い、滞納処分の可能性を検討すべきである。

 滞納者は現在介護施設に入所中であることから、親族と折衝中である。今後、自主納付か分割納付の指導を行い、納付がなければ滞納処分を検討する。(納税課)
【指摘事項18】財務内容の適時把握について
 滞納法人が資金繰りにかなり窮していることを把握していたにもかかわらず、会社の決算状況や、財産内容の把握を行っていなかった。今後、滞納法人に対しては適時の財務内容の把握に努める必要がある。

 滞納法人の経営状況を把握するため、平成25年度の決算書により財務内容を確認した上で納付指導を行った。現在、分割納付を履行中であり、今後も経営状況を確認しながら、未納額の早期回収に努めていく。(納税課)
【指摘事項19】共有者への税の請求について
 課税対象の不動産が共有である場合、共有者の存在をより意識して徴収業務にあたるべきである。

 共有者に対する実態調査および財産調査を実施し、現在、追跡調査中である。今後、調査結果を踏まえ担税力の有無について判断し、滞納整理を進めていく。(特別滞納整理課)
【指摘事項20】適切な納税指導記録の保管について
 トラブルになる案件については、後の対応、交渉のため詳細な記録を残しておくべきであり、後日に対応できる体制を徹底する必要がある。

 課税に対して疑義が生じる事案については、課税課担当者への同行を徹底するとともに、詳細な記録をシステムに入力して、担当者が替わっても速やかに対応することとした。なお、必要に応じて、システムとは別に、個別に記録を残すこととした。(特別滞納整理課)
【意見20】納税者に対する十分な説明の必要性について
 税額が変動する場合には、適時・適切な説明が必要である。

 税額が変動する事案について、課税課より課税根拠等の情報提供を受けて、適時・適切な説明に努めていくこととした。(特別滞納整理課)
 8.分担金及び負担金
  8−1.公立保育所保護費負担金、私立保育所保護費負担金

【指摘事項21】滞納者に対する適時適切な対応について
 母親に対する納付指導をしているが、父親が滞納の事実を把握していなかったり、父親にも支払い義務があることを認識していない事例があった。両親に支払義務があることに関して、保育所に入所する段階から文書で確認し徹底することに加え、滞納者に対しては、滞納が始まった初期段階に両親と面談し、文書で確認する等の対応が必要である。



 保育所へ入所する際には、納付について文書等で周知するとともに、納付指導にあたっては、両親に対し滞納額、納付義務を認識させ、家計の収支の聞き取りや調査を実施していく。
 また、同様の事例が発生しないよう所得変更の報告を徹底するよう指導していく。(子ども育成課)
【指摘事項22】滞納者の保育料納付に対する認識の醸成について
 住宅、自家用車のローン、携帯電話料のため滞納している者に対し、保育料納付を優先するよう、入所の段階から指導を徹底する必要がある。

 入所時から、保育料は強制徴収公債権であり、必ず納入しなければならない旨を周知するなど、指導を徹底していく。(子ども育成課)
【指摘事項23】滞納者の収入状況、財産内容等の把握について
 納付指導記録票のなかには、収支、財産の状況が不明であり、子どもの数も確認出来ていないといった記載も見受けられる。
 分割納付指導を適切に行うためには、滞納者の収支、財産を把握することが不可欠であり、そのうえで指導に当たるべきである。

 税担当部門と連携を取りながら滞納者の収支、財産の調査、把握を行い、納付指導を行っていく。(子ども育成課)
【指摘事項24】滞納指導記録について
 一部の滞納者について初期段階での接触記録のない事例がある。滞納発生の初期段階から頻繁に、かつ児童の入所中に納付指導するとともに、その内容を記録し今後の納付指導に活用することが必要である。

 各保育園に配置している秋田市保育料納付指導員との連携を強化し、指導記録の情報を課内で共有する。
 また、初期段階での接触記録のない事例については、今後、同様の事例が発生しないよう確実な記録保存を行っていく。(子ども育成課)
【意見21】保育料の納付方法の多様化について
 滞納者のなかには、時間的な余裕がなく金融機関の窓口が開いている時間帯に保育料を納付できないことを理由にしているものがあった。
 コンビニエンスストア等での支払い等納付方法を多様化させることは、市民の利便性の増加や、滞納発生を減ずる効果も発揮することにつながるため、納付方法の多様化を行うべきである。

 コンビニエンスストアでの納付について、平成28年度からの導入に向けて検討中である。(子ども育成課)
【意見22】滞納処分に係る差押の対象について
 要綱により財産の差押の対象が給料、預金等に限られているが、不動産、動産も要綱に盛り込み実行することは可能である。規定どおり納付している保護者との公平性の観点から、納付指導の過程で対象であることを説明し、より確実な保育料の徴収を図るべきである。

 差押の対象に、動産、不動産を加えることやその手法について、関係部局と協議しながら検討を進めていく。(子ども育成課)
  8−2.老人保護費負担金
【意見23】適時の財産調査の必要性について
 不動産の売却取引時には通常多額の現預金が動くものであり、特にこれがきっかけで滞納が始まったのであれば、当該取引の全容、資金の流れについては通帳の提示を求める等の方法も含め把握をしておくべきであった。
 市は滞納が継続している等徴収に懸念がある場合には、入所者に対して適時に預金通帳の提示を求める等、徴収の原資となる可能性のある資産の有無を把握し、それがある場合には速やかに徴収にあてるよう求めるような手続をルール化すべきである。


 徴収に懸念がある場合の調査開始時期の目安を督促状に指定する納期限の翌日とした。
 また入所者、主たる扶養義務者から従来の誓約書に代えて負担金の徴収に関する収入・資産調査に関する同意書の提出を求めることとし、関係者に説明を行った。
 その他、徴収手続については関係法令等に基づき適切に対応していく。(長寿福祉課)
【意見24】庁舎内滞納者情報の利用について
 負担金は公租公課に該当しないことから、地方税法又は国税徴収法等の法令に基づく調査権が付与されていないとして財産の内容の把握を行っていない。しかし、強制執行その他保全又は取立に関し必要な措置をとるためには滞納者の情報の取得は必要である。これを可能にするためには、条例の改正、組織の見直し等検討が必要であるが、庁舎内の情報の取得又は利用が可能になれば、滞納の解消の一助となることは確実であろうし、負担の公平性の観点からも滞納の解消は必要である。滞納解消の対策として導入に向けた検討を行うべきである。

 滞納者の財産情報は、個人情報および私人の秘密であり、地方税法第22条および地方公務員法第34条において、職員に守秘義務が課されているため、これを解除するためには法律の根拠が必要となる。公租公課には、法律において明確な調査権が付与されているが、それ以外の債権には法律に規定がなく、これを条例でも解除できるとした国の通知や判例もない。そのため、条例改正によって滞納者情報を庁内で利用することは困難と考える。ただし、今後は、国や判例の動向を注視しながら、現状でも可能な情報の取得又は利用の方策について探っていく。(特別滞納整理課)
  8−3.出羽丘陵北部地区濃密生産団地受益者負担金
【意見25】回収努力の継続について
 時効完成の平成27年3月まで滞納者と接触、経済状況の把握や返済原資の発掘に努め、継続して回収に努力する必要がある。


 年2回滞納者の自宅へ訪問し、直接本人から生活状況等の聞き取り調査を行っている。今後も継続して調査を実施し、返済能力の把握に努めていく。(農林総務課)
 9.国民健康保険税
【意見26】収入の季節的変動が著しい減免申請者の収入判定について
 保険税は「年間の所得」に担税力を求め当初課税がなされていると解釈できる。これより、季節的変動の影響が大きい場合は、年間の収入を基準にして減免判定を行うことが合理的である。このような場合を想定したマニュアルの作成および実務への適用の検討が望まれる。


 実際には、6カ月平均や前年の12カ月平均で収入認定を行ってきており、実務に適合するよう収入認定の方法を規定する取扱要綱を平成26年7月に改正した。現在は事例のようなケースについて取扱要綱の規定に従い、年間基準での認定を実施している。(国保年金課)
【意見27】減免判定時における実効性を持った預金調査について
 預金について自己申告のみで、これを裏付ける証明書類は何ら提出されていない現状は問題がある。今後、預金通帳の提出を求め実効性のある預金調査を行っていくべきである。

 自己申告の裏付けとなる挙証資料である預金通帳の提出を申請者に求めることとし、実施している。(国保年金課)
【意見28】減免事由の消滅の事実把握および報告漏れ防止策について
 職業訓練中や年齢から今後の就職・自営等による低収入状態の解消、すなわち減免事由消滅の可能性が高いと判断される案件がある場合には、事後的な減免事由消滅の有無の確認を行う等の対応が望まれる。

 減免事由消滅の可能性が高いと判断される雇用保険受給中(求職中)の者等については、受給期間等に応じて事後確認を行うこととし、実施している。(国保年金課)
【意見29】仕送り収入の裏付書類の確保について
 仕送り金額について減免申請者に預金通帳等の入金疎明資料等の提出を求めるべきである。現金手渡しによる資金援助の場合は、仕送りの状況について詳細にヒアリングを行い調査書に顛末を記載する、または仕送りを行う者の一筆を入手するといった、踏み込んだ調査実施を検討するべきである。

 仕送り、援助等の申告がある場合、状況に応じての裏付けとなる挙証資料である預金通帳又は援助者からの証明書類の提出を申請者に求めることとし、実施している。(国保年金課)
【指摘事項25】資格証が交付された被保険者への滞納解消対策について
 自己負担額の払戻のため来庁する資格証世帯者については、給付担当と収納担当とで連携を図り、担当者レベルによる納税折衝等の対応を行い払戻額を滞納額へ充当しているが、収納マニュアルには具体的な対応について記載がない。マニュアルにより規定化すべきである。

 今後、マニュアル化に向け、誠意が見られない場合の判断基準など具体的な対応について検討していく。(国保年金課収納推進室)
【意見30】普及員単独での訪問徴収事務の方法について
 普及員の訪問徴収等事務は、通常2名一組のペアで行われている。訪問徴収事務は通常1名が行い、残り1名は車で待機しているとのことであり、ペアで行動する必要性は認められない。普及員単独での訪問徴収事務の方法について検討すべきである。

 今後、普及員制度のあり方を全般的に検討していく。(国保年金課収納推進室)
【意見31】普及員の報酬形態について
 普及員の報酬は、固定部分90,000円に報奨金として集金額の3%を加算した額であると定められているが、よりインセンティブが働くような報酬形態の導入を検討すべきである。

 要綱の改正を含めて今後、インセンティブについても検討していく。(国保年金課収納推進室)
【指摘事項26】分割納付誓約願の期間および金額の未記載について
 分割納付誓約願の分割納付期間および金額が空欄となっている。定められた手続きに従った事務を遂行すべきである。

 分納誓約願の分割納付期間および金額の未記載については、記入を必須とするよう速やかに実施した。(国保年金課収納推進室)
【意見32】増額交渉について
 滞納解消方針として「現状の分割納付額は少額で滞納解消が困難だと判断しており、状況を見つつ増額交渉していく」とのことであるが、ケース記録を見る限り訪問は行っているものの増額交渉をしていない。普及員に対し、増額交渉を指示する等の効果的な徴収活動を行うよう指導すべきである。

 滞納の解消には滞納者の状況確認が必要なことから、訪問徴収での少額分納者については最低でも1年に1回は直接の相談を求めていく。(国保年金課収納推進室)
【意見33】週次での徴収について
 普及員が週次で訪問徴収を行っているが、週次で徴収することによりコストがかかっていることも事実であることから、費用対効果を検証の上、最も効果が高い訪問回数とするよう検討すべきである。

 週次での訪問徴収については、滞納者との納付相談により認めているものであり、今後も必要に応じて実施していく。(国保年金課収納推進室)
【指摘事項27】文書形式の分割納付誓約の締結について
 文書形式で6回の分割納付を開始後、それ以降の分割納付は担当者との口頭での約束で納付をしている。収納マニュアルによれば、分納については口頭約束ではなく、必ず書面を残す旨の記載がある。当該納税者について分割納付誓約書を作成すべきである。

 当該納税者は、不動産差押済の滞納者であり一般的な滞納者とは異なる取扱いを行っていたものである。今後は収納マニュアルに基づき、分納誓約願を作成する。(国保年金課収納推進室)
【指摘事項28】財産調査について
 カーローンの返済を行っていることを把握しているにも関わらず、車の財産調査・差押を行っていないとのことであった。早期に車の用途等を調査し、差押も検討すべきである。

 当該滞納者は、各種ローンを返済中であるが、追加の差押を実施していく予定である。(国保年金課収納推進室)
【指摘事項29】納税者の支出内容の精査について
 滞納者より支払状況一覧表の提出を受けている。生命保険料や葬祭費用積立金への支出があり、余裕があるならば国民健康保険税の滞納に充当することを求めるべきである。ケース記録を見る限り、当該支払について精査・ヒアリング・指導した形跡がなく、生命保険の差押等も視野に入れ、強い態度で納付折衝に臨むべきである。

 今後、職員による事例検討を行い納付折衝に反映させていく。(国保年金課収納推進室)
【指摘事項30】分割納付誓約書の形式について
 分割納付誓約願について、分割納付期間が空欄となっているものがある。分納誓約期間を定めた適切な分納誓約を結び定期的に更新していくべきである。

 分納誓約願の分割納付期間の空欄については、記入を必須とするよう速やかに実施した。また、定期的な更新については、今後、収納マニュアルのとおり実施していく。(国保年金課収納推進室)
【指摘事項31】資格証への移行の時期について
 短期証から資格証への移行の時期については、収納マニュアルに定めがあるが、記載どおりに移行されていないケースがある。状況にもよるが、誠意がなく相談に応じない世帯については、資格証の移行判断をより厳格に適用すべきである。

 今後、収納マニュアルのとおり実施していく。(国保年金課収納推進室)
【指摘事項32】文書形式の分割納付誓約の締結について
 当該滞納者について、分割納付誓約を口頭にて行っているが、適切な文書形式の分納誓約を結び定期的に更新すべきである。

 今後、収納マニュアルに基づき、分割納付誓約書を作成する。(国保年金課収納推進室) 
【指摘事項33】分割誓約後の初動の遅れについて
 分納誓約を口頭で結び、納付書を交付したが、納付の履歴がなく本人へのアクションもケース記録にない。分納誓約不履行時にあっては、素早い初動対応を実施すべきである。

 今後、分割納付の初回不履行時に電話催告を実行し対応していく。(国保年金課収納推進室)
【意見34】コンビニエンスストア等での国民健康保険税納付導入について
 コンビニエンスストアでの納付について、導入事例の調査・分析を行うなどして、再度の導入検討を行うべきである。

 コンビニエンスストアでの納付について、平成28年度からの導入に向けて検討中である。(国保年金課収納推進室)
 10.介護保険料
【指摘事項34】延滞金の賦課・徴収について
 窓口来庁者で賦課の要件を満たした場合だけに限定せず、未納・滞納者間で公平性を確保するためにも、条例に則り、原則として延滞金の賦課・徴収を行うべきである。なお、本件については市でも問題意識を持っており、対応について検討を進めてきたところではあるが、従事する職員の不足など解決すべき課題があり、当面は公平な延滞金の賦課・徴収に向けた、人員やシステム等の環境整備を早急に進めることが求められる。なお、生活困窮者等、保険料自体すら納付できない未納・滞納者については、別途滞納金の減免規定を設ける等の例外措置も検討すべきである。


 延滞金の公平な賦課・徴収体制の確立については、これまでも検討を進めてきたところであり、人員の不足については、介護保険料徴収専門の嘱託職員を採用する方向で、また、システム等の環境整備については、平成27年1月からの新システム稼働に合わせて準備を進めている。(介護保険課)
【意見35】保険料徴収体制について
 現状の未納・滞納分の徴収体制では、全滞納者に接触することは困難であり、催告状が送付されるのみで未接触の滞納者も相当数存在し、保険料を適正に納付している被保険者との間で不公平が生じている。市では、この状況に関する危機意識は持っており、休日電話催告の実施の検討をする等、状況改善への意欲はあるようであるが、様々な方策実施にあたる人的資源がやはり足りないようである。
 よって、介護保険課内部の職員配置の見直し、徴収業務を専門に行う嘱託職員の採用、他の公租公課との徴収部門の統合、システム強化による業務の効率化など、対応を検討すべきである。

 職員配置の見直しについては、平成26年度当初から、課内調整により1名増員して対応している。
 徴収業務を専門に取扱う嘱託職員については、2名程度の採用を目標として予算措置等の検討を進めている。
 徴収部門の統合については、以前から提案、検討されてきた案件であるが、全庁横断的に、実施の可否を含めた調整、検討が必要なものであり、別途対応を協議する。
 システムの機能強化については、平成27年1月から稼働する新システムにおいて、対応の準備を進めている。(介護保険課)
【指摘事項35】折衝記録の保存について
 電話催告時に有益な情報がない場合には、折衝事績に記録しない場合もあるようであるが、電話催告を行った日付、時刻、対応者等は今後の接触に重要な情報であり、不在時でも記録は行っておくべきである。

 折衝記録の整備、充実については、平成24年度から滞納整理業務における重点事項としており、不在時の記録を含めて事績の登録を進めている。(介護保険課)
【指摘事項36】優先的に回収すべき滞納者への対応について
 高額滞納者への財産調査においては、所得調査のみならず、金融機関への照会による預貯金の状況把握、固定資産税台帳データによる所有不動産の状況把握も行う必要がある。
 また、所得水準から、十分保険料の納付が可能と思われる先については滞納回収を優先すべきであり、時期を決めての臨戸訪問だけでなく、即時の電話催告や臨戸訪問を行う等により早期の滞納解消を図ることが必要である。

 高額滞納者など優先的に回収すべき滞納者への対応については、効果的な財産調査や、即時の電話催告および臨戸訪問などを実施するためにも、まずは人員確保が必要であり、職員配置の見直しや専門の嘱託職員の採用など、対応を進めている。(介護保険課)
【意見36】コンビニエンスストア等での介護保険料納付導入について
 介護保険料について、現在、コンビニエンスストアでの納付は行えないが、休日や夜間でも納付できることなど利便性が相当程度高く、徴収率増加に寄与するものと思慮するものであり、他都市の事例等を調査、分析して、導入検討を行うべきである。

 コンビニエンスストアでの納付について、平成28年度からの導入に向けて検討中である。(介護保険課)
 11.後期高齢者医療保険料
【意見37】保険料徴収方法の見直しについて
 休日窓口開設の利用状況が低調である。実効性のある施策とするため、秋田市広報等の利用による周知、実施時期や臨戸訪問への切り替え等の見直しが必要である。


 休日窓口の開設を個別に通知し周知を図っているところであり、臨戸訪問にも力を入れていく。(後期高齢医療課)
【指摘事項37】滞納者の財産内容等の把握について
 滞納者の預貯金の状況把握、所有不動産の状況把握はしておくべきである。また、入金や資産の売却予定がある場合は、継続的に状況を把握すべきであり、場合によっては、差押の可能性も検討すべきである。

 滞納者の預貯金等の調査を実施するとともに、差押についても検討していく。(後期高齢医療課)
【意見38】コンビニエンスストア等での後期高齢者医療保険料納付導入について
 コンビニエンスストアでの納付について、導入事例の調査・分析を行うなどして、導入検討を行うべきである。

 コンビニエンスストアでの納付について、平成28年度からの導入に向けて検討中である。(後期高齢医療課)
 12.歳入に係わる情報システム
【意見39】政策目標や基本計画を支えるIT利用の基本方針の策定について
 平成10年3月策定の「第2次秋田市地域情報化基本計画」以降は、IT利用に関する基本方針を策定していない。
 IT利用に関する基本的な考え方を全職員が共有し、市全体の情報システムの最適化を促進するよう、企画財政部情報統計課は関連課所室と協力し、IT利用の基本方針を策定することが望ましい。


 今後、「県都『あきた』成長プラン(第12次秋田市総合計画)」および「県都『あきた』改革プラン(第5次秋田市行政改革大綱)」などを踏まえ、めまぐるしく変化する情報社会への適切な対応を見据え、IT利用の基本方針策定の必要性について早期に検討する。(情報統計課)
【意見40】達成目標や評価指標の設定について
 総合窓口支援システム構築事業は市民に対する住民窓口サービスのサービス向上が目的であるが、目的の達成度合いを評価する基準が明確とはなっておらず、また、具体的な目標が示されていない。歳入に係る情報システムや事務の最適化計画を確実に推進するためには、予算編成過程において費用対効果などの事前評価を行うとともに、達成すべき目標を明確にし、客観的に評価可能な評価指標を設定することが望まれる。

 本事業の目的はワンストップ型の総合窓口で市民が滞留することなく受付を終えることにあり、そのための整備の一環であるので、個別システムごとの目標は設定していない。
 また、システムの資源価値においては、本市の他システムと同様に予算編成までに他団体による同様のシステム構築経費の比較などによりシステム経費の妥当性を図っている。
 達成目標、評価指標では、市民へのアンケートによる満足度調査や受付待ち時間を数値化することで、「総合窓口」の目的達成度を示し、かつ、意見を業務改善に反映していくことを予定している。(市民課)
【意見41】情報システム最適化の対象範囲、対象拠点の選定について
 市では本庁舎および福祉棟以外に、5つ(駅東・西部・北部・河辺・雄和)のサービスセンターおよび市民サービスセンター(以下「SC等」という。)においても住民窓口サービスを提供しているが、総合窓口支援システム構築事業の対象拠点とはされていない。また、これら5つのSC等の関係者は準備チームに含まれておらず、本事業に関する説明や検討過程について事後的な情報共有もなされていない。
 これら5つのSC等では一部の事務を除き、徴収等を含む主要な住民窓口サービスを提供しているが、これらの事項が十分検討されない可能性がある。その結果、システム仕様書や要件定義書の記述が不十分となり、徴収等に係る情報システムの事務の正確性や情報セキュリティが損なわれる可能性がある。これらの要因を考慮して、システム仕様書や要件定義書の内容を精査するとともに情報セキュリティについても十分検討をすることが望まれる。

 総合窓口の形態は、新庁舎における窓口のあり方の検討時に窓口の将来性として総合窓口の整備について取りまとめられたものであり、特に新庁舎におけるレイアウトの配慮から課題とされたものである。
 そのため、準備チームは総合窓口での取扱事務を決定するために事務の所管課で構成されており、対象拠点を課題としていない。
 また、本(新)庁舎では、総合窓口が所管課と二重窓口となること、対象事務の「受付」でなく「相談」に訪れるなどSC等とは異なる目的で来庁する人がいることやSC等とは取扱件数に大きな開きがあり必要とする要件も異なってくることから出先機関も含めた統一的な事務取扱はなじまない。(市民課)
【意見42】情報システム最適化計画の推進体制と役割分担について
 情報システム最適化計画を推進する際は、情報化担当部課と事務担当部課の役割・権限・責任について、効率的かつ効果的な推進体制を構築し、双方が役割分担を意識して責任あるプロジェクト運営を心掛ける必要がある。また、情報システムや事務の全体最適化に関し、首長の理解と強いリーダーシップの発揮が望まれる。

 情報統計課と関係課所室とは、その役割・権限・責任について、効率的かつ効果的な推進体制を構築するよう連携・協議している。
 今後も双方が役割分担を明確にし、責任あるプロジェクト運営を心掛けるよう努めていく。(情報統計課)
【指摘事項38】プログラム改修時の検証手続について
 平成25年10月以降、リリース前の押印手続が煩雑であることを理由に、確認印の押印を省略している。このため、改修プログラムのリリース作業前に行う検証手続に企画財政部情報統計課や関係課所室の確認記録が残らず、検証手続が徹底されない恐れがある。これにより、秋田市基幹事務システムの処理に誤謬が混入し、歳入等にかかる事務が適時・適切に執行できなくなるリスクがある。情報統計課は、プログラム改修時の検証記録の残し方を含む検証手続のあり方を定め、運用する必要がある。

 「リリース検査票」については、電算処理変更依頼書に添付することとし、各担当者への回覧、押印および記録保管するよう改めた。(情報統計課)
【意見43】プログラムの改修担当と本番環境リリース担当の職務分掌について
 情報統計課は、正当な依頼に基づき、十分な検証作業が漏れなく実施された上で改修プログラムの本番リリースが行われることを担保するため、プログラムの改修担当者とリリース担当者の間の職務分掌を実現するか、申請外のプログラムが本番環境にリリースされていないことを事後的に発見するようなモニタリング手続の導入を検討されたい。なお、プログラムの改修担当者とリリース担当者の間の職務分掌を図る際は、本番環境へのアクセス権限を制限することも含めて検討することが望ましい。

 「リリース検査表」に設けられている、プログラム改修担当とリリース担当の押印欄により、職務分掌を確認するよう改めた。(情報統計課)
【意見44】アクセス制御方法の脆弱性について
 オンラインメニューに対するアクセス権限管理について、オンラインメニューの使用まで連動した、個人別のカード認証や生体認証などを導入し、容易に使用者が交代できる仕組みを整備するとともに、当該本人認証に応じて必要な範囲で利用可能なメニューを設定することが望ましい。なお、現状では当該対応が困難な場合は、システム更改等に合わせて検討されたい。また、暫定対応としては、正しい使用方法の周知と使用方法の違反を牽制するための取り組みの実施、例外を無くし、全ての職員IDを比較的類推が困難なものに変更すること、アクセス(操作)ログを取得、モニタリングし、必要のないメニューへのアクセスの有無を確認することが望ましい。

 今後、ICカードの取扱い等については、正しい使用方法を改めて周知する。
 職員IDの設定に関する例外については、推測容易な職員IDが付与されないようシステム改修を行い、改善を図った。
 必要のないメニューへのアクセスについては、アクセスログによるモニタリングの実施を検討する。(情報統計課)
【意見45】定例処理スケジュールの検証および確認記録について
 「運用予定」には、作成日付は記載されているが、事務主管課や情報統計課が処理スケジュールを確認した記録が残されていない。事務主管課および情報統計課は、システム会社が作成した「運用予定」を検証し、確認した記録を残すことが望ましい。

 システム会社が作成した「運用予定」の様式に決裁欄とチェック欄を追加し、運用予定の検証を行うとともに、確認した記録を残すよう手続きを改めた。(情報統計課)
【指摘事項39】プログラム改修時の検証記録について
 自治体向け介護保険事業支援システムの機能追加において、事務担当者が実施した動作検証の記録が保管されていない。課所室側でプログラム改修時の検証記録の残し方を含む検証手続のあり方を定め、運用する必要がある。

 検証記録の保存については、介護保険課からシステム会社に対し、検証記録を含むすべての改修について文書を提出するよう要請した。
 プログラム改修時の検証記録の残し方を含む検証手続のあり方については、共通ルールの作成と周知を検討する。(情報統計課)
【指摘事項40】利用者IDおよびパスワード管理の脆弱性について
 課所室の多くが、パスワードに平易な文字列を設定し、長期間パスワードを変更していない。また、情報システムの制約により不要となった利用者IDを停止・削除することができない情報システムも存在する。こうした事象に該当する課所室は、速やかにパスワードを十分な長さで推測しにくいものに変更するとともに定期的にパスワードを変更し、不要な利用者IDは悪意ある第三者に不正利用される事のないよう適切に管理することが求められる。

 パスワードの設定については、指針等に従い、定期的に変更するよう再度周知する。また、ユーザー管理のあり方について検討する。(情報統計課)
【指摘事項41】利用者IDの改廃手続の策定について
 多くの課所室が利用者IDの改廃手続を定めておらず、利用者IDの改廃記録を保管していない。管理者は正当な理由に基づく改廃手続が実施されるべく、利用者IDの改廃手続を定め、その改廃記録を保管することが求められる。

 今後、各課所室における利用者IDの改廃に係る手続および改廃記録の保管方法について検討する。(情報統計課)
【指摘事項42】利用者IDの定期棚卸の実施について
 多くの課所室が定期的に利用者IDの棚卸を行っているとのことであるが、その実施記録の保管方法は不十分であり、正当なものであるか客観的に判断することは難しい。管理者は利用者IDの定期棚卸の手続を定め、実施記録に各課所室責任者の検印を受け、記録を保管することが求められる。

 今後、利用者IDの適切な管理について、各課所室に対し、手続および記録管理方法を指導する。(情報統計課)
【指摘事項43】管理者IDの適切な管理について
 多くの課所室が管理者IDとパスワードにともに推測可能な平易な文字列を設定している。また、一部の情報システムでは管理者IDと利用者IDの権限に違いがなく、一般利用者がIDの改廃を行うことが可能な状態である。管理者はパスワード漏洩等が発生せぬようIDおよびパスワードを常に厳重に管理することが求められる。

 情報漏えい防止のため、特に管理者IDとパスワードに関しては厳重な管理ができるように指針等の周知を図る。(情報統計課)
【指摘事項44】バックアップの事後点検について
 多くの課所室の情報システム管理者はバックアップが正常に取得されているか定期的に確認していない。システム管理者は、定期的にバックアップが正しく取られている事を確認することが求められる。

 今後、定期的にバックアップが正しく取られていることを確認するための手順書を定め記録管理するよう、システム管理者に要請する。(情報統計課)
【意見46】バックアップデータのリカバリ手順の把握について
 多くの事務主管課において、情報システムのバックアップは取得されているものの、その取扱については各保守ベンダーに依存しており、管理者の多くはバックアップやリカバリの方法を知らない。また、同一サーバ上の別ドライブにバックアップを取得しているケースもあり、ハードウェア障害が発生した際、バックアップデータを取り出すことができない。管理者はバックアップとリカバリの方法を理解し、障害発生時に速やかにバックアップデータからデータを復旧することができるようバックアップデータのリカバリ手順を理解し、リカバリ手順書等を作成しておくことが望ましい。

 バックアップデータの取得および復旧については、システム所管課において、職員が実際に操作できるように、手順書等の作成をシステム管理者に要請する。(情報統計課)
【意見47】情報セキュリティポリシーの理解を促す仕組みの導入について
 情報セキュリティ委員会はこの5年間重点テーマを変えずに監査を実施しているにも関わらず、平成24年度の監査結果においても平成23年度の指摘事項と同様の指摘がいくつか報告されている。これは、他部局に対する過年度の監査結果の共有が十分ではなく、職員が「情報セキュリティポリシー」を十分に理解していない可能性があることを示している。情報セキュリティ委員会および情報統計課は、「情報セキュリティポリシー」の中でも一般職員が遵守すべき内容について、より理解を深めて遵守されるよう、職員の理解や意識の向上を促す仕組みを導入することが望まれる。

 情報セキュリティポリシーの徹底を図るほか、職員の情報セキュリティポリシーに係る理解、意識向上のため、具体的事例や解説を盛り込んだ資料の配布や、情報セキュリティ研修終了時の理解度テストの実施など、より効果的な方法を検討する。(情報統計課)


秋田市トップ監査委員事務局措置状況PDF版(578KB)


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