平成26年度実施分外部監査結果に対する措置状況

監査公表

 平成26年度包括外部監査について、秋田市長および秋田市教育委員会委員長から、当該監査の結果に基づき、又は当該監査の結果を参考として措置を講じた旨の通知があったので、地方自治法(昭和22年法律第67号)第252条の38第6項の規定により、当該通知に係る事項を公表する。

  平成27年9月28日


26総第 253 号
平成27年9月1日

 秋田市監査委員 様
秋田市長  穂 積   志

平成26年度包括外部監査の結果に対する措置状況について(通知)

 平成27年2月13日付けで秋田市包括外部監査人吉岡順子氏より提出があった「平成26年度包括外部監査結果報告書」について、地方自治法(昭和22年法律第67号)第252条の38第6項の規定により、当該監査の結果に対する措置状況を次のとおり通知します。

【 監 査 結 果 の 要 旨 】 【 措 置 の 内 容 】
第4 監査の指摘及び意見
 1.庁舎建設事業
【意見1】消耗品の処分手続きについて
 消耗品の処理は先ず有効活用するための方法を検討することが第一であり、その結果、処分しか方法がないとなった場合には、処分のルール(マニュアル)を作成するなど、処分の手続き方法を決めておくことが必要と思われる。消耗品とはいえ市民の財産であるため、処分内容を写真等で残すなど、適切に処分がなされたことを明確に説明できるよう、一層の工夫が望まれる。



 庁舎移転に伴い消耗品等を処分する際のルール(マニュアル)として、処分品の状況写真や処分過程を記録した提出書類リストおよび様式を定め、新庁舎建設室内職員へ周知を行った。(新庁舎建設室)
 3.電算業務委託経費
【意見2】今後のより高度な個人情報の管理について
 個人情報の管理をより厳重に行う必要があるため、次の対応策を将来に向けて検討すること。


・入室カードの使用対象はサーバー室のみではなく情報統計課が業務を行う部屋全体で第1次的な管理を行うこと。そのためには、外部SEの作業室に入室する段階で入室カードによる管理を行うとともに、サーバー室に入室時にも同様の入室管理を行うこと。 ・新庁舎において、情報統計課およびサーバー室の各入口にそれぞれ入退室の認証機器を設置し、情報統計課執務室全体の入退室を管理する予定である。
・入室カードは秋田市職員と外部SEとは同じものの双方での使い回しは行わないこと。(現在は秋田市職員が使用しなくなったICカードを外部SEが使用したり、またその反対のケースも見受けられるため。) ・カード番号の範囲により、「職員用」、「外部SE用」、「その他用(保守管理業者等)」を明示的に区分し、平成27年2月から実施している。
・外部SEの作業に関しては原則的には秋田市職員の時間的滞在可能時間に限定して行うことを義務付けること。また、やむをえない事情により入退室が必要となった場合には、入退室の事実が事後において十分に把握できるような運用体制を構築すること。 ・外部SEに係る入退室の事実確認については、委託先が現在運用している入退室記録名簿に入退室の時刻が記載されており、当該記録名簿を委託先から月次で提出させ、確認するように改め、平成27年2月分の記録名簿から実施している。
 また、新庁舎において、情報統計課およびサーバー室の各入口にそれぞれ入退室の認証機器を設置し、より正確な入退室管理を実施する予定である。
・業務委託先と契約する際には、外部SEの経歴、職歴、その他個人データの情報を秋田市側においても入手のうえ、委託業務にとって適任者であるかの審査機能を委託者側において行うこと。 ・契約の際に、経歴や職歴等の情報を委託先から提出させ、情報統計課で確認するよう改め、平成27年4月開始分の契約から実施している。
・再委託を認める場合には、委託先による再委託先の人員管理をより徹底させるとともに、再委託先の外部SEの経歴等個人データや勤務実績を、委託先が情報統計課に報告するためのルールを徹底すること。 ・委託先に対し、再委託先の人員管理の徹底を改めて求めるとともに、再委託先の外部SEの経歴や職歴等の情報を委託先から提出させることとし、平成27年4月開始分の契約から実施している。(情報統計課)
 6.特定健康診査・特定保健指導事業
【意見3】特定健康診査の受診率の向上について
 特定健康診査に対する認知度の向上を含め、今後も特定健康診査の受診率向上のための対応を図っていく必要がある。


 受診率の低い40歳代、50歳代男性について、特定健康診査の必要性の理解を深めてもらうことを主眼に、各種広報媒体やイベントを活用してPRを強化することとした。(特定健診課)
 8.地域活動支援センター運営事業
【意見4】事業実績報告書のフォーマットの見直しについて
 市は受託者に対して、事業実績報告書のフォーマットを計画(実施計画書)との対比が可能なものとなるよう要請する必要がある。


 様式を変更し、平成27年度分から新たな様式で提出させることとした。(障がい福祉課)
【意見5】予算(委託料)の執行について
 受託者が予算にない支出を行う場合、担当者の判断のみに委ねるか、担当者に一定の裁量の範囲内での判断を認めるかなど、市の対応について、あらかじめ考え方を設けておく必要がある。

 予算(委託料)の範囲内での軽微な流用については受託者の裁量と考えるが、予算の大幅な変更が伴うものなどについて、市との協議を要する範囲およびその基準を平成27年度に検討する。(障がい福祉課)
 9.相談支援等事業
【意見6】事業実績報告書のフォーマットの見直しについて
 市は受託者に対して、事業実績報告書のフォーマットを計画(実施計画書)との対比が可能なものとなるよう要請する必要がある。


 様式を変更し、平成27年度分から新たな様式で提出させることとした。(障がい福祉課)
【意見7】収支計算書のフォーマットの統一について
 事業により収支計算書のフォームが異なっているが、明瞭性や比較可能性を確保する観点からフォームを統一するほうが望ましい。決算額の表示のみで予算額が表示されていない収支計算書もある。市は受託者に収支計算書のフォーマットを示し、そのフォーマットに従うよう要請することが望ましい。

 様式を変更し、平成27年度分から統一した様式で提出させることとした。(障がい福祉課)
【意見8】収支計算書の予算実績差異の報告内容について
 収支計算書の予算額と決算額がほぼ同額となっている。市は決算額の算出根拠を受託者に確認し、問題が認められれば是正を求める必要がある。

 受託者側に決算額の算出根拠を求め、決算内容に問題がないことを確認している。(障がい福祉課)
 10.障がい児者日中一時支援事業
【意見9】事業実績報告書のフォーマットの見直しについて
 市は受託者に対して、事業実績報告書のフォーマットを計画(実施計画書)との対比が可能なものとなるよう要請する必要がある。


 様式を変更し、平成27年度分から新たな様式で提出させることとした。(障がい福祉課)
【意見10】収支計算書のフォーマットの統一について
 事業により収支計算書のフォームが異なっているが、明瞭性や比較可能性の観点からフォームを統一するほうが望ましい。決算額の表示のみで予算額が表示されていない収支計算書もある。市は受託者に収支計算書のフォーマットを示し、そのフォーマットに従うよう要請することが望ましい。

 様式を変更し、平成27年度分から統一した様式で提出させることとした。(障がい福祉課)
 11.高齢者軽度生活援助事業
【意見11】事業実施の根拠の明確性について
 受託者は要綱や要領にしたがって事業を行っているが、これらの要綱及び要領がどの法令等を踏まえて作成されているのかが不明確となっている。法令等の根拠を明確にしておく必要がある。


 市の単独事業であり、特定の法令等に基づき実施しているものではない。
 なお、当該事業については、平成11年度に国が創設した介護予防・生活支援事業の実施要綱に基づき開始し、平成18年度から制度改正により単独事業となったものである。(長寿福祉課)
【意見12】派遣時間帯及び派遣日の取扱いについて
 生活援助員の派遣時間帯や派遣日を要綱で限定する必要性は低いと考える。市は受託者によるサービスの提供を制限するのではなく、受託者の裁量に任せるような対応を図っていくことが望ましい。

 派遣時間帯および派遣日については、要綱を改正し、平成27年度から制限を廃止した。(長寿福祉課)
 12.生活支援ハウス運営事業
【意見13】委託料の妥当性の検証について
 受託者が入居者に提供するサービスの質と量が委託料の額にマッチしているかについて十分な検討が必要と考える。事業開始から10年が経過しても委託料を据え置いているが、そのことが妥当なのかが不明確となっている。市は委託料の妥当性を改めて検証する必要がある。


 平成27年度中に、他都市の状況を調査し、委託料の妥当性を検討する。(長寿福祉課)
【意見14】決算報告書の承認について
 受託者の決算日から半年近くたった時点でも、正式に承認された決算書が市に提出されていないのは望ましくない。次年度以降はそのようなことがないよう対応を図っていく必要がある。

 平成27年度以降は、決算報告書がまとまり次第、速やかに提出してもらうよう受託者に通知したところである。
 また、業務マニュアルに決算書の提出の確認について掲載し、今後はより適正な事務処理を行っていく。(長寿福祉課)
 14.二次予防事業対象者把握事業
【意見15】入札参加要件を満たしていることの証跡について
 公募型指名競争入札で各入札参加者が参加要件を満たしていると市が判断したことを示す証跡が残されていなかった。要件を設定している以上、それを満たしているかどうかについて、書類等で具体的な証跡を残しておくことが望ましい。


 平成26年度から入札・見積執行伺書に参加要件を満たしていることを記載している。(長寿福祉課)
 15.高齢者生活管理指導員派遣事業
【意見16】サービス提供時間の見直しについて
 生活管理指導員の派遣時間帯や派遣日を要綱で限定する必要性は低いと考える。市は受託者によるサービスの提供を制限するのではなく、受託者の裁量に任せるような対応を図っていくことが望ましい。


 派遣時間帯および派遣日については、要綱を改正し、平成27年度から制限を廃止した。(長寿福祉課)
 17.地域包括支援センター運営事業
【指摘1】再委託の取扱いについて
 契約書では委託業務の実施を第三者に委託してはならないとの規定がある。しかしながら、再委託されており、契約書の規定に抵触している。再委託すること自体は問題ないと考えるが、その必要があったならば、当初から契約書に再委託を認める場合の条件を定めておく必要がある。


 平成26年度から業務委託契約書に、再委託を認める場合の条件を追加している。(長寿福祉課)
【意見17】ブランチ(在宅介護支援センター)における相談対応業務のあり方の検討について
 相談件数が0件や相談件数が極端に少ない団体(施設)が見受けられる。相談件数のカウントの仕方及び市への報告方法が各団体に周知されておらず、正確な数値を報告していない可能性もあるが、市は、相談業務のあり方に問題がないかを検討する必要がある。

 ブランチ協力費は、これまでの地域包括支援センターの増設過程において、相談窓口の不足を補う目的から、ブランチ業務を再委託する団体に対して、その経費の一部を協力費として支払ってきたものである。
 平成26年度に目標としていた地域包括支援センターの日常生活圏域ごとの設置(市内18カ所)を達成し、相談窓口は地域包括支援センターに集約されたことから、ブランチ協力費については、その目的を達成したと判断し、平成26年9月末日をもって廃止した。(長寿福祉課)
【指摘2】ブランチ(在宅介護支援センター)協力費の使途について
 市はブランチ協力費の使途に関する情報を入手しておらず、支給先がブランチ協力費を何に費消したのかが不明確となっている。ブランチ協力費は平成27年度に廃止予定のため、少なくとも平成26年度のブランチ協力費は使途に関する情報を入手しておく必要がある。

 ブランチ協力費(人件費)については、支給先の地域包括支援センターに、在宅介護支援センターと締結したブランチ業務委託契約書の写しを提出させているほか、業務完了報告時に地域包括支援センター運営業務委託に係る収支決算書(ブランチ協力費の項目あり)を提出させ、その使途の確認を行っている。(長寿福祉課)
 18.介護保険事務処理システム等運用経費
【意見18】介護保険事務処理システム安定稼働維持支援業務委託のあり方について
 本来は作業内容に応じて仕様を定め、それを踏まえて委託料を設定する方法が考えられるが、本業務の委託料は毎年度定額である。近年は大きな制度変更はなく、平成25年度も大きなカスタマイズ処理はないため、委託料と業務内容にかい離が生じている可能性がある。新しいシステムでは業務委託を定額で行う予定はないとのことであり、今後、システム改修の委託は原則としてその都度対応することが望ましい。


 平成27年1月から新システムに移行しているが、制度改正等に伴うシステム改修の都度、業務内容に基づき委託料を設定の上、別途業務委託契約を締結することとしている。(介護保険課)
 20.健康増進事業
【意見19】がん検診の受診率向上のための取り組みについて
 がん検診は継続的に受診することにより本来の効果が期待できるといわれている。市においてもこれまでの取り組みのあり方の見直しを含め、今後も受診率の向上への取り組みを進めていく必要がある。


 がん検診の継続的な受診と受診率向上に向けた取り組みについては、平成28年度実施に向けて、検討を行っている。(保健予防課)
 21.予防接種事業
【意見20】インフルエンザの予防接種率について
 定期予防接種は市民の義務とはされていないが、感染症予防のためには接種することが望ましく、接種率は高い方が望ましい。市は今後も接種率を高めるための対応を図っていく必要がある。
 中核市では、秋田市のインフルエンザの予防接種率は比較的低いが、自己負担額が高いこともその一因にあると思われる。予防接種率と自己負担額の関係についても、さらなる検討が必要である。


 予防接種率の向上のため、秋田県医師会との委託料(委託契約)を考慮しながら、平成28年度からの自己負担額について検討を行っている。(健康管理課)
 23.工業団地管理費
【意見21】秋田市シルバー人材センターに委託する業務の基準について
 同様の除草業務の発注で、秋田市シルバー人材センターに随意契約で委託するものと入札を行うものとを区別する基準は明確ではない。
 業者選定の透明性をより一層高めるため、考え方や基準を明確にしておくことが望ましい。


 一般民間事業者の受注機会の確保等とのバランスを考慮しつつ、秋田市シルバー人材センターへ随意契約で発注する業務については、平成27年度からその理由を明確にするなど、より適切に対応している。(商工労働課)
【意見22】秋田市シルバー人材センターからの業務計画書の提出について
 秋田市シルバー人材センターに委託している業務では、市は業務計画書の提出を求めていない。他の除草業務委託と同様に仕様書に明記し、業務計画書の提出を求めることが望ましい。

 他の除草業務委託と同様に、平成27年度から業務計画書の提出を求める旨を仕様書に明記している。(商工労働課)
【意見23】除草実施時期・回数の柔軟な対応について
 複数回除草を実施する場合、2回目以降の処分量が少ない場所が見られる。効果的な除草となるよう実施時期を調整するとともに状況に応じて回数を減らすなど、時期や回数について一層柔軟に対応することによって、委託料の節減を図ることが求められる。

 平成26年度の実施状況をもとに業務内容の見直しを行うとともに、状況に応じて回数を減らすなど、委託料の節減を図っているところである。
 今後も業務の実施状況を見極めながら適宜見直しを図るなど、柔軟な対応に努めていく。(商工労働課)
 24.デスティネーションキャンペーン推進事業
【意見24】委託内容の明確化、文書化について
 契約締結時に仕様書等で改めて具体的な事業内容は示されていない。市は委託契約時、あるいは事業実施前に具体的な委託内容を明確にし、文書化しておく必要がある。


 平成27年度は観光事業においてプロポーザル方式により業務委託契約する案件はないが、今後、該当する案件が有る際には契約締結後に受託業者と事業内容を検討する段階で、具体的な委託業務内容をまとめ文書化することとした。(観光物産課)
 25.除排雪関係経費
【指摘3】除排雪機械・車両の車検証等の提出について
 除排雪機械・車両の車検証や保険証書が提出されていないケースや、契約期間中に車検証の有効期間が終了するケースが見られた。
 市は車検証や保険証書を提出させるとともに、車検証の有効期間には留意し、委託契約の契約期間にわたり有効な車検証の提出を求める必要がある。


 平成26年度から、契約期間にわたり有効な車検証と保険証書(任意)の写しを提出させ、業者指導の徹底を図っている。(道路維持課)
【指摘4】未登録車両の稼働に対する支払いについて
 市に登録されていない車両の稼働報告に対して支払いが行われているケースがあった。
 市は、業者に対して、車両を使用する前に市に登録するよう指導すべきである。
 また、支払に際しては稼働車両の登録の有無を確認し、未登録だが個別にやむを得ない事情がある場合はその旨を記録して支払を行う必要がある。 

 平成26年度から、稼働前に事前登録するよう強く指導するとともに、未登録車両の日報作成はできないシステムに改善している。(道路維持課)
【指摘5】同一車両の稼働時間の重複について
 同一車両の稼働時間が重複して報告されているケースが見られた。
 市は、業者から報告された車両の稼働時間について、十分なチェックを行い、正確な稼働実績を把握した上で、支払を行う必要がある。

 複数の地区で稼働している12業者の提出書類を再確認したところ、二重払いが確認されたのは包括外部監査で確認された1社のみで、同社に対し注意を促し25,620円の過払い額の返還を求めた。
 また、平成26年度からは、車両運行管理システムの入力方法を変更して誤入力を防ぐとともに、一部の堆雪場において車両の稼働調査を実施するなど、再発防止に努めている。(道路維持課)
【意見25】GPS未搭載の機械・車両の稼働データの把握について
 GPSデータについては、より効率的、効果的な運用を図るとともに、GPS未搭載の機械・車両や業者の自己申告のみによる稼働データについても、一層、正確に把握することができるように継続的に取り組むことが望まれる。

 効率的に把握できる方法を調査、研究し、継続的に取り組んでいく。(道路維持課)
【意見26】道路除排雪業務の機械管理費について
 稼働がない機械に対しても機械管理費は支払われている。
 機械の稼働状況を見ながら機械管理費の支出を調整できる余地がないか検討していくことが望まれる。

 機械管理費については、機械力の維持のために必要不可欠である。
 近年、車両の増加傾向が続いており、次年度に向けて量的規制の必要性などを検討していく。(道路維持課)
【意見27】道路除排雪業務の業者の評価・選定の仕組みについて
 他自治体の評価制度等も参考にしつつ、より客観的な業者評価と、その結果を翌年度契約時の業者選定に反映する仕組みを検討していく必要がある。

 一定の機械を確保した除雪体制を維持しているが、業者を選定できるほど充足された状態にないことから、現時点で新たな仕組みづくりの検討の必要性は低いものと捉えている。(道路維持課)
【意見28】委託先職員への指示や管理について
 秋田市総合振興公社との契約について、請負等として整理する場合は、仕様書の記載や業務の実施、管理の実態として、労働者派遣等と誤解を招くことがないように、改めて見直しておくことが望まれる。

 平成26年度から業務管理報告を改めるなど、委託業務としての管理方法の見直しを行っているが、今後、次年度の契約に向け、全般にわたる見直しを行う。(道路維持課)
 26.道路維持管理費
【意見29】仕様書の記載の正確性、具体性について
 仕様書は市が発注する業務の内容を明らかにしておくものであり、契約金額の根拠ともなる。仕様書には、業務内容を正確かつより具体的に記載しておくことが望ましい。


 平成27年度からエレベーター等保守管理業務委託の仕様書において、遠隔点検を行うエレベーターを区分し、正確に記載するよう見直しを行った。
 また、平成27年度から土崎駅および追分駅東西歩道橋監視等保守管理業務委託の仕様書において、港北会館の利用申請受付の業務内容を定め、具体的に記載するよう見直しを行った。(道路維持課)
【意見30】確認手続きを考慮した設計書の形式について
 表計算ソフトを使用する設計書について、確認者が紙面で効果的かつ効率的に確認できる形式とすることが望ましい。

 平成27年度以降の新たな業務委託の設計書については、内訳書や単価表などにより体系的に作成し、確認者が設計書の紙面で効果的かつ効率的に確認できる形式へ見直しを行った。(道路維持課)
【意見31】予定価格の設定について
 入札や見積もり合わせがその趣旨に合った結果となるように、工夫して予定価格を設定することが望まれる。

 次期委託契約更新時に、入札や見積もり合わせにおける競争性の向上が図られるよう、必要に応じて関連業界の状況を調査して情報を収集し、予定価格の設定に反映させていく。(道路維持課)
 27.公園維持管理費
【指摘6】設計金額の算定誤りについて
 設計書で単価の適用や計算過程で誤りが見られた。
 設計金額は予定価格、入札比較価格及び最低制限価格等のもととなる金額であり、その誤りは入札の結果や契約金額に直接影響する可能性をもっている。
 設計金額を正確に算定する必要がある。


 積算システム以外(表計算ソフト等)の設計書については、積算基準書との整合を確認する複数の担当者を設け、再発防止に努める。(公園課)
【意見32】再委託に関する契約条項の設定について
 市は契約書で再委託に関する条項を定めることが望ましい。
 その上で、委託先から再委託の承認伺いがあった場合は、財務規則第135条の趣旨や業務の実情等を踏まえて、再委託の妥当性を判断することが重要である。

 平成27年度から契約書で再委託に関する条項を定めたほか、再委託の承認伺いがあった場合は、内容を精査し再委託の妥当性を判断する。(公園課)
【意見33】除草実施時期・回数の柔軟な対応について
 草が伸びておらず、除草前後に違いがない場所も見られた。
 効果的な除草となるよう実施持期を調整するとともに状況に応じて回数を減らすなど、時期や回数について一層柔軟に対応することにより、委託料の節減を図っていく必要がある。

 現場状況の確認と利用実態を考慮し、効果的な除草に努める。(公園課)
 28.放置自転車対策等経費
【意見34】入札の競争性向上について
 落札者以外は予定価格を下回る価格で応札していない。予定価格や事業の発注単位、仕様、入札参加要件、公募の時期・期間などの設定を見直していくような取組も必要と考える。入札の競争性がより向上するように継続的に取り組む必要がある。


 当該業務の遂行が可能な複数の業者から見積もりを徴収し、市場価格と設計内容に乖離がないか調査のうえ、設計内容に反映させる。(交通政策課)
【意見35】回数券収入の確認の仕組みについて
 回数券収入は、委託業者が使用者から直接現金を受け取り、自らレジを打って記録することとなる。市が収入の網羅性や正確性を確認するための仕組みを整備することが望ましい。

 平成26年12月から委託業者から毎月提出される報告書の売上額、在庫枚数と駐輪場に保管している回数券の残枚数を照査している。(交通政策課)
 29-32.秋田駅東第三地区土地区画整理事業
【指摘7】調査作業日報等の提出について
 仕様書では、委託先から調査作業日報を提出させることとなっているが提出されていない。仕様書に従い調査作業日報等、必要な書類を提出させる必要がある。


 仕様書に従い、調査作業日報等の必要な書類を委託先業者から提出させている。(秋田駅東地区土地区画整理工事事務所)
【指摘8】委託先の情報取扱いに関する取り決めについて
 委託先業者が、移転補償の対象となる世帯の個人情報や事業者の営業秘密等を数多く取り扱うことになり、同時に、契約終了後も重要な情報が委託先業者で保管されるが、その取扱いに関する定めは十分とは言えない。委託先業者で収集・処理され、作成・保管される情報やデータの取扱いに関して、契約時に、より具体的な取り決めを行うことが必要である。

 個人情報取扱特記事項により、調査委託によって知り得た個人情報等についての委託先業者での情報管理方法等を定め、実施させている。(秋田駅東地区土地区画整理工事事務所)
【意見36】入札の競争性向上への取組について
 入札参加要件の設定や入札の実施は契約課が行っているが、事業担当課としても、仕様の設定や設計金額の算定、委託業務の監督等を行う立場から、入札の競争性がより向上するように取り組むことが必要である。

 事業担当課として、仕様書等について精査し、入札の競争性が、より向上するように努めている。(秋田駅東地区土地区画整理工事事務所)
【意見37】調査従事者の利害関係の確認について
 市は、調査対象物件権利者と委託先業者調査員全員との利害関係の有無について、委託先業者から資料を提出させることが望ましい。

 仕様書に従い、調査対象物件権利者と委託先業者調査員全員の利害関係の有無の資料(作業員名簿)を提出させている。(秋田駅東地区土地区画整理工事事務所)
【意見38】移転補償費の計算結果の確認手続きについて
 移転物件調査結果はその後の移転補償費の金額に直接影響してくる。市は、移転物件調査結果について、より効果的な確認手続きができるように工夫する必要がある。

 移転物件調査結果の確認作業を効果的に行えるようにチェックリスト等を作成し、検討を行っている。(秋田駅東地区土地区画整理工事事務所)
【意見39】移転物件調査の実施時期等について
 移転補償契約に直接結び付かない移転物件調査が相当程度ある。移転物件調査の委託料の節減を図り、調査結果を可能な限り補償契約締結で活用できるように、移転物件調査の実施時期等をより慎重に判断することが望まれる。

 移転物件調査時期等を更に精査し、可能な限り委託料の節減が図れるように努めている。(秋田駅東地区土地区画整理工事事務所)
 33-34.小・中学校学校管理費(清掃委託料)
【意見42】入札保証金及び契約保証金の免除について
 入札保証金については、「入札・見積執行伺書」に免除する旨記載はあるが、その理由の記載がない。また契約保証金においては、契約書に免除する旨の記載はあるが、「契約締結伺」には免除する旨及び免除理由の記載のいずれもない。入札保証金及び契約保証金を免除することが当然であっても、その理由は、明確に記載しておく必要がある。
 この点については、本契約だけではなく、秋田市の全ての委託契約についての問題である。


 入札および契約事務において、入札保証金又は契約保証金を免除する場合は、伺書に免除する旨および免除理由を明確に記載することなど、適正な事務手続きを行うよう全庁に周知した。(契約課)
 37-38.小・中学校学校管理費(保守管理委託料)
【意見45】入札保証金及び契約保証金の免除について
 入札保証金については、入札通知書に免除する旨記載はあるが、「入札・見積執行伺書」に免除する旨及びその理由の記載がない。また契約保証金においては、契約書に免除する旨の記載はあるが、「契約締結伺」には免除する旨及び免除理由の記載のいずれもない。入札保証金及び契約保証金を免除することが当然であっても、その旨及び理由は、明確に記載しておく必要がある。
 この点については、本契約だけではなく、秋田市の全ての委託契約についての問題である。


 入札および契約事務において、入札保証金又は契約保証金を免除する場合は、伺書に免除する旨および免除理由を明確に記載することなど、適正な事務手続きを行うよう全庁に周知した。(契約課)
 42.小学校警備経費
【意見50】入札保証金及び契約保証金の免除について
 入札保証金については、入札通知書に免除する旨記載はあるが、「入札・見積執行伺書」に免除する旨及びその理由の記載がない。また契約保証金においては、契約書に免除する旨の記載はあるが、「契約締結伺」には免除する旨及び免除理由の記載のいずれもない。入札保証金及び契約保証金を免除することが当然であっても、その旨及び理由は、明確に記載しておく必要がある。
 この点については、本契約だけではなく、秋田市の全ての委託契約についての問題である。


 入札および契約事務において、入札保証金又は契約保証金を免除する場合は、伺書に免除する旨および免除理由を明確に記載することなど、適正な事務手続きを行うよう全庁に周知した。(契約課)
 45.市民スポーツ活動普及振興事業
【意見55】契約保証金の免除について
 契約保証金が免除されている理由が不明となっている。「契約締結伺」に契約保証金を免除する旨とその理由を明記しておく必要がある。
 この点については、本契約だけではなく、秋田市の全ての委託契約についての問題である。


 契約事務において、契約保証金を免除する場合は、伺書に免除する旨および免除理由を明確に記載することなど、適正な事務手続きを行うよう全庁に周知した。(契約課)
 46.体育施設管理費(業務委託料)
【意見59】入札保証金及び契約保証金の免除について
 入札保証金については、「入札・見積執行伺書」に免除する旨の記載はあるが、その理由の記載がない。また契約保証金においては、契約書に免除する旨の記載はあるが、「契約締結伺」には免除する旨及び免除理由の記載のいずれもない。入札保証金及び契約保証金を免除することが当然であっても、その旨及び理由は、明確に記載しておく必要がある。
 この点については、本契約だけではなく、秋田市の全ての委託契約についての問題である。


 入札および契約事務において、入札保証金又は契約保証金を免除する場合は、伺書に免除する旨および免除理由を明確に記載することなど、適正な事務手続きを行うよう全庁に周知した。(契約課)
 47.体育施設管理費(保守管理委託料)
【意見60】入札保証金及び契約保証金の免除について
 入札保証金については、「入札・見積執行伺書」に免除する旨の記載はあるが、その理由の記載がない。また契約保証金においては、契約書に免除する旨の記載はあるが、「契約締結伺」には免除する旨及び免除理由の記載のいずれもない。入札保証金及び契約保証金を免除することが当然であっても、その旨及び理由は、明確に記載しておく必要がある。
 この点については、本契約だけではなく、秋田市の全ての委託契約についての問題である。


 入札および契約事務において、入札保証金又は契約保証金を免除する場合は、伺書に免除する旨および免除理由を明確に記載することなど、適正な事務手続きを行うよう全庁に周知した。(契約課)

26教総第218号
平成27年9月1日

 秋田市監査委員 様
秋田市教育委員会    
委員長  前 川 重 明

平成26年度包括外部監査の結果に基づく措置状況について(通知)

 平成27年2月13日付け秋田市包括外部監査人吉岡順子氏から提出があった「平成26年度包括外部監査結果報告書」について、地方自治法(昭和22年法律第67号)第252条の38第6項の規定により、当該監査の結果に基づく措置状況を下記のとおり通知します。


【 監 査 の 結 果 】 【 措 置 の 内 容 】
第4 監査の指摘及び意見
 33・34.小・中学校学校管理費(清掃委託料)
【意見40】長期継続契約の根拠について
 要綱では、あくまで3年を上限として「長期継続契約ができる」としており、単年度契約も可能である。長期継続契約は今回が最初ということもあり、事業担当課としては、契約が終了する平成26年度までに長期継続契約の長所や短所をまとめ、次回の契約方針を再度検討することが望ましい。



 契約方針を検討した結果、長期継続契約により事務の効率化を図ることができるため、平成27年度からの委託についても長期継続契約を締結した。(教育委員会総務課)
【意見41】最低制限価格の設定について
 今回、5つの入札に参加した78者のうち計42もの者が最低制限価格以下による無効となっているが、これは過去の最低制限価格の割合と比較して高いことに起因していると思われる。最低制限価格に満たない価格で入札した者は失格となることから、今後も競争入札がもたらす経済性の確保と業務における質の維持のバランスを考慮しつつ価格を決定することが求められる。また、設計内容の情報管理にも万全を期する必要がある。

 経済性の確保と業務における質の維持のバランスを考慮しつつ最低制限価格を設定した。
 また、今後も設計内容の情報管理に万全を期していく。(教育委員会総務課)
【意見42】入札保証金及び契約保証金の免除について
 入札保証金については、「入札・見積執行伺書」に免除する旨記載はあるが、その理由の記載がない。また契約保証金においては、契約書に免除する旨の記載はあるが、「契約締結伺」には免除する旨及び免除理由の記載のいずれもない。入札保証金及び契約保証金を免除することが当然であっても、その理由は、明確に記載しておく必要がある。

 入札保証金について、「入札・見積執行伺書」に免除する旨に加えてその理由を明記した。また、契約保証金について、「契約締結伺」に免除する旨および免除理由を明記した。(教育委員会総務課)
 35・36.小・中学校学校管理費(警備委託料)
【意見43】契約金額の妥当性の検証について
 今後も随意契約のメリットを享受するためには、契約額の削減の努力を行い、価格の硬直性を防ぐ必要がある。


 適正な業務委託設計等を行い、契約額の削減に努める。(教育委員会総務課)
【意見44】契約保証金の免除について
契約保証金が免除されている理由が不明となっている。本来、「契約締結伺」に契約保証金を免除する旨とその理由を明記しておく必要がある。

 「契約締結伺」に、契約保証金を免除する旨および免除理由を明記した。(教育委員会総務課)
 37・38.小・中学校学校管理費(保守管理委託料)
【意見45】入札保証金及び契約保証金の免除について
 入札保証金については、入札通知書に免除する旨記載はあるが、「入札・見積執行伺書」に免除する旨及びその理由の記載がない。また契約保証金においては、契約書に免除する旨の記載はあるが、「契約締結伺」には免除する旨及び免除理由の記載のいずれもない。入札保証金及び契約保証金を免除することが当然であっても、その旨及び理由は、明確に記載しておく必要がある。


 入札保証金について、「入札・見積執行伺書」に免除する旨および免除理由を明記した。また、契約保証金について、「契約締結伺」に免除する旨および免除理由を明記した。(教育委員会総務課)
 39-41.学校給食センター管理費、小学校給食事業、中学校給食事業
【意見46】設計書作成から契約書締結までの関係について
 予定価格調書は、入札日時(見積書提出日時)より前に作成しなければならないが、予定価格調書作成日と入札日が同じ日になっている。入札の透明性確保のためにも、予定価格調書は入札日より前の日に作成する必要がある。


 入札の透明性確保の観点から、予定価格調書を入札日より前の日に作成した。(学事課)
【意見47】公募型指名競争入札における競争性の確保について
 6つの内、4つが1者応札となっている。複数者応札となった残りの2つの業務委託も落札者以外の者はいずれも他の調理業務を受注している者となっている。調理業務委託は食に関することでもあり、公募の選定条件は慎重に決定する必要があるが、一方で競争性が阻害されることも問題なので、市内での経験や経験年数など選定条件については再検討も必要であると思われる。市は調理業務委託全般について競争性が確保されているか確認する必要がある。また、少なくとも1者応札となった契約は、1者応札となった理由を明確にした上で、次期以降の業務委託に活かす努力が必要である。

 調理業務委託は、食の安全が重要な要素となるものであるが、選定条件については複数社の応札を阻害する要因はないものととらえている。
 今後も複数社が応札できるような選定条件を設定し続けることで、競争性の確保に努めていく。(学事課)
【意見48】入札保証金、契約保証金の免除について
 入札保証金については、「入札・見積執行伺書」に記載する欄はあるが、免除の有無及びその理由の記載がない。また契約保証金においては、契約書に免除する旨の記載はあるが、「契約締結伺」には免除する旨及び免除理由の記載のいずれもない。入札保証金及び契約保証金を免除することが当然であっても、その理由は、明確に記載しておく必要がある。

 入札保証金について、「入札・見積執行伺書」に免除する旨および免除理由を明記した。また、契約保証金について、「契約締結伺」に免除する旨および免除理由を明記した。(学事課)
 42.小学校警備経費
【意見49】設計書作成から契約書締結までの関係について
 予定価格調書は、入札日時(見積書提出日時)より前に作成しなければならないが、予定価格調書作成日と入札日が同じ日になっている。入札の透明性確保のためにも、予定価格調書は入札日より前の日に作成する必要がある。


 入札の透明性確保の観点から、予定価格調書を入札日より前の日に作成した。(学事課)
【意見50】入札保証金及び契約保証金の免除について
 入札保証金については、入札通知書に免除する旨記載はあるが、「入札・見積執行伺書」に免除する旨及びその理由の記載がない。また契約保証金においては、契約書に免除する旨の記載はあるが、「契約締結伺」には免除する旨及び免除理由の記載のいずれもない。入札保証金及び契約保証金を免除することが当然であっても、その旨及び理由は、明確に記載しておく必要がある。

 入札保証金について、「入札・見積執行伺書」に免除する旨および免除理由を明記した。また、契約保証金について、「契約締結伺」に免除する旨および免除理由を明記した。(学事課)
 43・44.小・中学校情報教育管理運営経費
【意見51】設計書作成から契約書締結までの関係について
 予定価格調書は、入札日時(見積書提出日時)より前に作成しなければならないが、多くの契約において予定価格調書作成日と入札日が同じ日になっている。入札の透明性の確保のためにも、予定価格調書は入札日より前の日に作成する必要がある。


 入札の透明性確保の観点から、予定価格調書を入札日より前の日に作成した。(学事課)
【意見52】契約保証金の免除について
 契約保証金については、契約書には免除に関する記載はなく、「契約締結伺」にも免除する旨及び免除理由の記載のいずれもない。
 「契約締結伺」には、契約保証金を免除する旨と免除理由を明記しておく必要がある。

 「契約締結伺」に、契約保証金を免除する旨および免除理由を明記した。(学事課)
 45.市民スポーツ活動普及振興事業
【指摘9】見積内訳の提出について
 一部業務の未履行により返還が生じている。返還額の根拠は「設計書」に示されている各金額(単価)である。しかしながら、「設計書」は予定価格の根拠となる内部資料であり、契約額の内訳の正式な文書ではなく、市と受託者が合意した文書でもない。したがって、本来返還額を算定するためには、契約額の根拠となる見積書の内訳書を入手した上で、業務の未履行が生じた場合には、見積内訳によって未履行部分の金額を算定する必要がある。見積書とともに見積内訳を入手する必要があると考える。


 平成27年度からは、委託業務の適正な履行を確保するため、業務内容の一部を見直すとともに、見積内訳書の提出を義務付けた。(スポーツ振興課)
【意見53】収支報告書の提出について
 精算業務が生じない場合には、業務完了後においては委託業務完了届及び事業実施報告書を作成すれば足り、収支報告書は作成する必要はないと考えることもできる。しかしながら、本業務がどのように実施され、収支状況がどのようになっているかを知ることは市にとっても必要であり、また次年度の「設計書」を作成する際にも参考となるものである。したがって、委託事業完了届及び事業実施報告書に加え収支報告書の提出を義務付けることが望ましいと考える。

 平成27年度からは、収支報告書の提出を義務付け、内容を精査のうえ、次年度の設計書の積算の参考とするとともに、事業実施内容の把握に努める。(スポーツ振興課)
【意見54】地区スポーツ大会・教室への助成について
 事業実施報告書によると、各地区の実施状況には差がある。地区の規模に差があるためと思われるが、そうであるなら一律5万円の助成ではなく、地区の規模に応じて助成金額に差をつける方法も検討の余地があると思われる。

 地区における大会や教室への助成については、受託者である(一財)秋田市体育協会が、地域の実情に応じて配分することができるが、身近なところで気軽にスポーツに親しめる環境の創出を目的にしていることから、地区の規模や実施回数により、助成額に差をつける考えはない。(スポーツ振興課)
【意見55】契約保証金の免除について
 契約保証金が免除されている理由が不明となっている。「契約締結伺」に契約保証金を免除する旨とその理由を明記しておく必要がある。

 「契約締結伺」に、契約保証金を免除する旨および免除理由を明記した。(スポーツ振興課)
【意見56】委託事業の評価について
 今後の事業の方向性を見極める意味においても、事業実施報告書の受領後に委託事業を評価する必要がある。

 教育委員会では、毎年、「地方教育行政の組織及び運営に関する法律」に基づき、該当事務・事業の管理および執行の状況について、点検・評価を行っている。
 今後は、点検・評価の結果を踏まえ、委託事業を評価するとともに、課題・改善点がある場合は、業務内容の見直しを検討する。(スポーツ振興課)
【意見57】地区体育協会の統合への働きかけについて
 実質的に活動を休止している地区体育協会があるため、一部業務の未履行により返還が生じている。これは小学校の統廃合によって地区の小学校がなくなったことが影響していると思われる。市は秋田市体育協会を通じ、地区体育協会の統合も視野にいれた働きかけが必要である。

 地域の事情により、一部事業の未実施の地区があるが、受託者である(一財)秋田市体育協会では、地区体育協会の統廃合は、地域スポーツ活動の低下、衰退につながる可能性があると考えていることから、市としても、当面、統合等を働きかける考えはない。(スポーツ振興課)
 46.体育施設管理費(業務委託料)
【意見58】北野田公園施設管理業務委託の契約決定方法について
 供用開始時点から本業務を受託し、施設状況やこれまでの運営経緯に精通しているというだけでは随意契約とする理由としては説得力が乏しいと思われる。
 今後、公募型指名競争入札の実施など競争性のある方式への変更を検討する必要がある。


 平成28年度から公募型指名競争入札を行う予定である。(スポーツ振興課)
【意見59】入札保証金及び契約保証金の免除について
 入札保証金については、「入札・見積執行伺書」に免除する旨の記載はあるが、その理由の記載がない。また契約保証金においては、契約書に免除する旨の記載はあるが、「契約締結伺」には免除する旨及び免除理由の記載のいずれもない。入札保証金及び契約保証金を免除することが当然であっても、その旨及び理由は、明確に記載しておく必要がある。

 入札保証金について、「入札・見積執行伺書」に免除する旨に加えてその理由を明記した。また、契約保証金について、「契約締結伺」に免除する旨および免除理由を明記した。(スポーツ振興課)
 47.体育施設管理費(保守管理委託料)
【意見60】入札保証金及び契約保証金の免除について
 入札保証金については、「入札・見積執行伺書」に免除する旨の記載はあるが、その理由の記載がない。また契約保証金においては、契約書に免除する旨の記載はあるが、「契約締結伺」には免除する旨及び免除理由の記載のいずれもない。入札保証金及び契約保証金を免除することが当然であっても、その旨及び理由は、明確に記載しておく必要がある。


 入札保証金について、「入札・見積執行伺書」に免除する旨に加えてその理由を明記した。また、契約保証金について、「契約締結伺」に免除する旨および免除理由を明記した。(スポーツ振興課)


秋田市トップ監査委員事務局措置状況PDF版(85KB)


Copyright © 2015 Akita City. All Rights Reserved.
ro-coad@city.akita.akita.jp