2　実施機関は、能率的な事務又は事業の処理および公文書の適切な保存に資するよう、単独で管理することが適当であると認める場合を除き、適時に、相互に密接な関連を有する公文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を1の集合物(以下「公文書ファイル」という。)にまとめなければならない。

3　前項の場合において、実施機関は、規則で定めるところにより、当該公文書ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間および保存期間の満了する日を設定しなければならない。

4　実施機関は、第1項および前項の規定により設定した保存期間および保存期間の満了する日を、規則で定めるところにより、延長することができる。

5　実施機関は、公文書ファイルおよび単独で管理している公文書(以下「公文書ファイル等」という。)について、保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下同じ。)の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置として、歴史公文書等に該当するものにあっては引き続き保存(市長以外の実施機関にあっては、規則で定めるところにより市長への移管の措置)を、それ以外のものにあっては廃棄の措置をとるべきことを定めなければならない。

2　前項の場合において、実施機関は、当該公文書ファイル等の集中管理の推進に努めなければならない。

3　市長は、第1項の規定による保存および前項の規定による集中管理の推進に資するため、他の実施機関からの依頼を受けて、公文書(前条第5項の規定により市長への移管の措置をとるべきことが定められているものに限る。)の保存を行うことができる。

4　市長は、必要があると認める場合は、他の実施機関からの依頼を受けて、公文書(前条第5項の規定により市長への移管の措置をとるべきことが定められているものを除く。)の保存を行うことができる。

2　実施機関は、公文書ファイル管理簿について、規則で定めるところにより、当該実施機関の事務所に備えて一般の閲覧に供するとともに、インターネットの利用その他の方法により公表しなければならない。

2　実施機関(市長を除く。以下この条および次条において同じ。)は、保存期間が満了した公文書ファイル等について、第5条第5項の規定による定めに基づき、市長に移管し、又は廃棄しなければならない。

3　実施機関は、前項の規定により、保存期間が満了した公文書ファイル等を廃棄しようとするときは、あらかじめ市長に協議し、その同意を得なければならない。この場合において、当該協議が整わないときは、市長は、公文書管理委員会(第28条第1項に規定する公文書管理委員会をいう。以下この章から第4章までにおいて同じ。)に諮問し、その答申を受けるものとする。

4　前項の場合において、公文書管理委員会からの答申を受けて、当該公文書ファイル等を廃棄しないこととしたときは、当該実施機関は、当該公文書ファイル等について、新たに保存期間および保存期間の満了する日を設定しなければならない。

5　実施機関は、第2項の規定により市長に移管する公文書ファイル等について、当該公文書ファイル等が第15条第1項第1号に掲げる場合に該当するものとして市長において利用の制限を行うことが適切であると認める場合は、その旨の意見を付さなければならない。

6　市長は、公文書ファイル等について特に保存の必要があると認める場合は、当該公文書ファイル等を保有する実施機関に対し、当該公文書ファイル等について、廃棄の措置をとらないよう求めることができる。

2　市長は、毎年度、前項の規定による報告を取りまとめ、市の公文書の管理の状況についての概要を公表しなければならない。

3　市長は、第1項に定めるもののほか、公文書の適正な管理を確保するために必要があると認める場合は、実施機関に対し、公文書の管理について、その状況に関する報告もしくは資料の提出を求め、又は当該職員に実地調査をさせることができる。

2　公文書管理規程には、公文書に関する次に掲げる事項を規定しなければならない。

3　実施機関は、公文書管理規程を設けようとするときは、あらかじめ公文書管理委員会に諮問し、その答申を受けなければならない。これを変更しようとするときも、同様とする。

4　実施機関は、公文書管理規程を設けたときは、遅滞なく、これを公表しなければならない。これを変更したときも、同様とする。

2　地方独立行政法人は、法人文書ファイル等(能率的な事務又は事業の処理および法人文書の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有する法人文書を1の集合物にまとめたものならびに単独で管理している法人文書をいう。以下同じ。)の管理を適切に行うため、次に掲げる事項(情報公開条例第7条に規定する不開示情報に該当するものを除く。)を帳簿(以下「法人文書ファイル管理簿」という。)に記載しなければならない。ただし、規則で定める期間未満の保存期間が設定された法人文書ファイル等については、この限りでない。

3　地方独立行政法人は、法人文書ファイル管理簿について、規則で定めるところにより、当該地方独立行政法人の事務所に備えて一般の閲覧に供するとともに、インターネットの利用その他の方法により公表しなければならない。

4　地方独立行政法人は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、歴史公文書等に該当するものにあっては規則で定めるところにより市長に移管し、それ以外のものにあっては廃棄しなければならない。

5　地方独立行政法人は、前項の規定により市長に移管する法人文書ファイル等について、第15条第1項第1号に掲げる場合に該当するものとして市長において利用の制限を行うことが適切であると認められる場合は、その旨の意見を付さなければならない。

2　市長は、毎年度、前項の規定による報告を取りまとめ、その概要を公表しなければならない。

2　地方独立行政法人は、法人文書管理規程を設けたときは、遅滞なく、これを公表しなければならない。これを変更したときも、同様とする。

2　市長は、特定歴史公文書等について、その内容、保存状態、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な保存および利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。

3　市長は、特定歴史公文書等に個人情報(個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第2条第1項に規定する個人情報をいう。以下同じ。)又は死者に関する情報(死者に係る個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいう。以下同じ。)(以下「個人情報等」という。)が記録されている場合は、当該個人情報等の漏えいの防止のために必要な措置を講じなければならない。

4　市長は、規則で定めるところにより、特定歴史公文書等の適切な保存を行い、および適切な利用に資するために必要な事項を記載した特定歴史公文書等の目録を作成し、公表しなければならない。

2　市長は、前項の利用の請求(以下「利用請求」という。)に係る特定歴史公文書等が第1項第1号に該当するか否かについての判断に当たっては、当該特定歴史公文書等が公文書又は法人文書として作成され、又は取得されてからの時の経過を考慮するとともに、当該特定歴史公文書等に第8条第5項又は第11条第5項の規定による意見が付されている場合は、当該意見を参酌しなければならない。

3　市長は、第1項第1号又は第2号に掲げる場合であっても、同項第1号アからエまでに掲げる情報又は同項第2号の条件に係る情報が記録されている部分を容易に区分して除くことができるときは、利用請求をした者に対し、当該部分を除いた部分を利用させなければならない。ただし、当該部分を除いた部分に有意の情報が記録されていないと認められるときは、この限りでない。

2　次に掲げる者は、この条例の定めるところにより、市長に対し、市長の保有する死者に関する情報(当該死者を本人とするものに限る。)で当該各号に定める情報が記載された特定歴史公文書等の利用請求をすることができる。

3　前2項の場合において、利用請求をする者は、市長に対し、自己が当該利用請求に係る個人情報の本人又は前項の規定により利用請求をすることができる者であることを示す書類で規則で定めるものを提示し、又は提出しなければならない。

2　市長は、第三者に関する情報が記録されている特定歴史公文書等の利用をさせようとする場合であって、当該情報が情報公開条例第7条第2号イ又は第3号ただし書に規定する情報に該当すると認めるときは、利用させる旨の決定に先立ち、当該第三者に対し、利用請求に係る特定歴史公文書等の名称その他規則で定める事項を書面により通知して、意見書を提出する機会を与えなければならない。ただし、当該第三者の所在が判明しない場合は、この限りでない。

3　市長は、特定歴史公文書等であって第15条第1項第1号エに該当するものとして第8条第5項の規定により意見を付されたものを利用させる旨の決定をする場合は、あらかじめ、当該特定歴史公文書等を移管した実施機関に対し、利用請求に係る特定歴史公文書等の名称その他規則で定める事項を書面により通知して、意見書を提出する機会を与えなければならない。

4　市長は、第1項又は第2項の規定により意見書を提出する機会を与えられた第三者が当該特定歴史公文書等を利用させることに反対の意思を表示した意見書を提出した場合において、当該特定歴史公文書等を利用させる旨の決定をするときは、その決定の日と利用させる日との間に少なくとも2週間を置かなければならない。この場合において、市長は、その決定後直ちに、当該意見書(第20条第2項第2号において「反対意見書」という。)を提出した第三者に対し、利用させる旨の決定をした旨およびその理由ならびに利用させる日を書面により通知しなければならない。

2　写しの交付により特定歴史公文書等を利用する者は、規則で定めるところにより、当該写しの交付に要する費用を負担しなければならない。

2　市長は、前項の審査請求があったときは、次の各号のいずれかに該当する場合を除き、公文書管理委員会に諮問しなければならない。

2　秋田市情報公開・個人情報保護審査会条例(平成28年秋田市条例第8号)第5条から第11条までの規定は、前条の規定による審査請求について準用する。この場合において、次の表の左欄に掲げる秋田市情報公開・個人情報保護審査会条例の規定中同表の中欄に掲げる字句は、それぞれ同表の右欄に掲げる字句とする。

2　利用等規則には、特定歴史公文書等に関する次に掲げる事項を記載しなければならない。

3　市長は、利用等規則を設けようとするときは、あらかじめ公文書管理委員会に諮問し、その答申を受けなければならない。これを変更しようとするとき(軽微な変更をしようとするときを除く。)も、同様とする。

4　市長は、利用等規則を設けたときは、遅滞なく、これを公表しなければならない。これを変更したときも、同様とする。

2　公文書管理委員会は、前項に規定する調査審議のほか、公文書等の管理に関する重要な事項について、市長又は実施機関に意見を述べることができる。

3　公文書管理委員会は、委員5人以内をもって組織する。

4　委員は、公文書等の管理に関して優れた識見を有する者のうちから、市長が委嘱する。

5　委員の任期は2年とし、補欠委員の任期は前任者の残任期間とする。ただし、再任は妨げない。

6　委員は、職務上知り得た秘密を漏らしてはならない。その職を退いた後も、同様とする。

7　この条例に規定するもののほか、公文書管理委員会の組織および運営に関し必要な事項は、規則で定める。

2　市長は、前項第1号の規定により諮問し規則等の設定もしくは改廃の立案をしようとするとき、又は同項第2号の規定により諮問し当該諮問に対する答申を受けて必要な事務を処理しようとするときは、当該諮問に対する公文書管理委員会の意見又は答申を尊重しなければならない。

2　市長は、実施機関および地方独立行政法人の職員に対し、歴史公文書等の適切な保存および移管を確保するために必要な知識および技能を習得させ、および向上させるために必要な研修を行うものとする。

2　地方独立行政法人は、当該地方独立行政法人について民営化等の組織の見直しが行われる場合は、その管理する法人文書について、民営化等の組織の見直し後においてこの条例の規定に準じた適正な管理が行われることが確保されるよう必要な措置を講じなければならない。

2　公的団体は、市長と協議して定めるところにより、自らが保有する歴史公文書等の適切な保存のために必要な措置を講ずるものとする。

3　市長は、前項に規定する協議による定めに基づき、歴史公文書等について、市長が保存する必要があると認める場合は、当該歴史公文書等を保有する公的団体との合意により、その移管を受けることができる。

4　前項の場合において、特に必要があると認めるときは、市長は、あらかじめ、公文書管理委員会の意見を聴くことができる。

(施行期日)

1　この条例は、平成26年4月1日から施行する。ただし、第5章の規定は、平成25年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この条例の施行の日(以下「施行日」という。)の前日において保存されている文書の施行日以後の公文書ファイル管理簿および法人文書ファイル管理簿の作成等については、当該作成等に係る規定にかかわらず、なお従前の例による。

3　施行日の前日において現に保存されている文書のうちその保存期間が永年とされているもの(以下「永年保存文書」という。)であって、当該永年保存文書の保存されてきた期間が既に市長が別に定める期間を経過しているものについては、施行日をもって特定歴史公文書等とみなす。

4　施行日の前日において現に保存されている永年保存文書であって、施行日以後においてその保存されてきた期間が市長が別に定める期間を経過するものについては、当該期間を経過する日をもって当該永年保存文書を特定歴史公文書等とみなす。

5　施行日において歴史資料として重要であると認めて保存している文書については、特定歴史公文書等とみなす。

(目録の作成の特例)

6　前3項の規定により特定歴史公文書等とみなされるものについては、当分の間、第14条第4項に規定する目録の作成を行わないこととし、施行日前に作成された目録等により、これらを管理することができるものとする。

(施行期日)

1　この条例は、平成25年4月1日から施行する。

この条例は、平成28年4月1日から施行する。

この条例は、令和5年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この条例は、公布の日から施行する。