(趣旨)

第1条　この規則は、秋田市公文書管理条例(平成24年秋田市条例第58号。以下「条例」という。)第26条の規定に基づき、市長が保存する特定歴史公文書等の保存、利用および廃棄に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規則における用語の意義は、条例の例による。

(歴史公文書等の引継ぎおよび受入れ)

第3条　市長は、実施機関および地方独立行政法人において保存する歴史公文書等として引き続き保存又は移管の受入れの措置が定められたものについて、保存期間が満了した日から可能な限り早い時期に引継ぎ又は移管の受入れの日を設定し、当該歴史公文書等の引継ぎ又は受入れをするものとする。

(保存方法等)

第4条　市長は、特定歴史公文書等について、条例第24条の規定により廃棄されるに至る場合を除き、適切な環境の下で、書庫等において永久に保存するものとする。

(複製物)

第5条　市長は、特定歴史公文書等について、その保存および利便性の向上のため、それぞれの特定歴史公文書等の内容、保存状態、時の経過、利用の状況等を踏まえ、計画的に適切な記録媒体による複製物を作成するよう努めなければならない。

(個人情報等の漏えいの防止のために必要な措置)

第6条　市長は、特定歴史公文書等に個人情報等が記録されている場合は、条例第14条第3項の規定により、当該個人情報等の漏えいの防止のため、次に掲げる措置を講ずるものとする。

(目録の作成および公表)

第7条　市長は、特定歴史公文書等に関し、次に掲げる事項について1の集合物ごとに記載した目録を作成するものとする。

(利用請求の手続)

第8条　条例第15条および第16条の規定により特定歴史公文書等について利用の請求(以下「利用請求」という。)をしようとする者は、市長に対し、次に掲げる事項を記載した利用請求書を提出しなければならない。

(条例第16条第3項に規定する規則で定める書類)

第9条　条例第16条第3項に規定する規則で定める書類は、次の各号に掲げる場合の区分に応じ、当該各号に定める書類とする。

(条例第17条の規則で定める事項)

第10条　条例第17条第1項の規則で定める事項は、次に掲げる事項とする。

(利用決定等)

第11条　市長は、利用請求があった場合は、当該請求があった日から起算して15日以内にこれに係る処分についての決定(以下「利用決定等」という。)をしなければならない。この場合において、市長が第8条第3項の補正を求めたときは、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。

(利用決定等の通知)

第12条　市長は、利用決定等をした場合は、当該特定歴史公文書等の利用請求者に対し、次の事項について記載した利用決定通知書により決定の内容を通知しなければならない。

(条例第18条の規則で定める方法)

第13条　条例第18条の規則で定める方法は、次に掲げる方法とする。

(閲覧の方法等)

第14条　特定歴史公文書等の閲覧は、閲覧場所において行うものとする。

(写しの交付の方法)

第15条　写しの交付は、当該特定歴史公文書等の全部又は一部について行うことができる。この場合において、市長は、利用請求者に対し、具体的な範囲の特定を求めるものとする。

(写しの交付に要する費用の額等)

第16条　条例第19条第2項に規定する費用の額は、別表に定めるところによる。

(特定歴史公文書等の貸出し)

第17条　市長は、法人その他の団体から学術研究、社会教育等の公共的目的を有する行事等において利用するために特定歴史公文書等の貸出しの申込みがあった場合は、別に定めるところにより、当該特定歴史公文書等を貸し出すことができる。

(原本の特別利用)

第18条　市長は、原本の利用を認めるとその保存に支障が生ずるおそれのある特定歴史公文書等について、複製物によっては利用目的を果たすことができない場合その他の原本による利用を必要と認める場合は、別に定めるところにより、特に慎重な取扱いを確保した上で、当該原本を利用に供することができる。

(情報の提供)

第19条　市長は、特定歴史公文書等の効果的な利用を確保するため、次に掲げる情報の提供を行うものとする。

(移管元実施機関等の利用)

第20条　市長は、市長が引き続き保存をする特定歴史公文書等又は実施機関の長もしくは地方独立行政法人が移管した特定歴史公文書等について、市長において引き続き保存をした市長の補助機関又は移管した実施機関の長もしくは地方独立行政法人が、自らの所掌事務又は業務の遂行のため当該特定歴史公文書等の利用を求める場合は、特定歴史公文書等利用簿への記載を求めるものとする。

(特定歴史公文書等の廃棄)

第21条　市長は、特定歴史公文書等として保存している文書について、劣化、損傷等により判読および修復が不可能で利用できなくなり、歴史資料として重要でなくなったと認める場合は、秋田市公文書管理委員会の答申を受けた上で、当該特定歴史公文書等を廃棄することができる。

(保存および利用の状況の公表)

第22条　市長は、特定歴史公文書等の保存および利用の状況について、毎年度、インターネットの利用その他の方法により公表しなければならない。

(利用等規則の備付け等)

第23条　市長は、この規則について、閲覧場所に常時備え付けるほか、インターネットの利用その他の方法により公表するものとする。

(委任)

第24条　この規則に定めるもののほか必要な事項は、別に定める。