第1条　この規程は、別に定めるもののほか、本市における文書の取り扱いについて必要な事項を定めるものとする。

第2条　文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に行なわれるように努めなければならない。

第3条　課、所および室(以下「課」という。)に文書取扱主任(以下「主任」という。)および文書取扱補助員(以下「補助員」という。)を置く。

第3条の2　文書法規課長は、文書の取扱いの全般を総括するとともに、必要があると認めるときは、文書の取扱い状況について調査を行い、その結果に基づいて主務課長に対して必要な措置を求めることができる。

第4条　主任は、課長の命を受け、課内における次の各号に掲げる事務を処理する。

第5条　到着した文書は、総務部文書法規課(以下「文書法規課」という。)において配付先を確認の上、配付棚を用いて主務課に配付する。

第6条　次の各号に掲げる文書は、特殊文書件名簿により配付する。

第7条　主任は、第5条の規定により配付された文書および持参その他特別な理由により各課において直接受け取った文書を直ちに次により収受しなければならない。

第7条の2　収受した文書は、課長に提示して指示を受け、主務係長又は主務者に配付する。

第8条　文書記号は、文書法規課長が指定した記号を用いるものとする。

第8条の2　議案、専決、条例、規則、訓令、告示および令達の番号は、暦年による一連番号とする。

第9条　文書の起案は、起案用紙を用いるものとする。ただし、軽易な事案については、符せん又は文書の余白を利用して処理することができる。

第10条　起案した文書には、次の決裁区分を朱書しなければならない。

第11条　2以上の部又は課に関連する事案にかかる文書は、関係する部又は課に合議しなければならない。

第12条　市役所を経由する文書は、文書経由簿により処理しなければならない。

第13条　決裁済文書は、主務者が決裁の年月日を記入し、すみやかに施行の手続きをとらなければならない。

第14条　発送する文書は、市長名を用いなければならない。ただし、軽易なものは助役名を用いることができる。

第15条　施行する文書には、公印を押印しなければならない。ただし、次に掲げる文書については、公印の押印を省略することができる。

第16条　文書の発送は、直接発送する必要があるもののほか文書法規課において行う。

第17条　文書は、常に整理して一定の位置に収納し、文書収納管理台帳を備えてその所在を明らかにしておくとともに、重要なものは非常時に必要な措置ができるようにしておかなければならない。

第18条　文書の保存期間は、次のとおりとする。

第19条　文書は、別に定める文書分類表に従って分類し、完結月日の順序に編集のうえ、索引を付して成冊する。

第20条　前条の規定による保管を終えた文書のうち、第18条第1項の規定により一定期間保存を必要とするもの(以下「保存文書」という。)については、その保存を文書法規課長に引き継ぐものとする。ただし、特別の理由により主務課で保存することが適当と認められるものについては、この限りでない。

第21条　前条の規定により引き継いだ保存文書を閲覧し、又は貸出しを受けようとする者は、文書法規課長の承認を受けなければならない。

第22条　主務課長は、文書が保存期間を経過したときは、廃棄文書目録を文書法規課長に提出し、承認を受けた後、速やかにこれを廃棄しなければならない。文書法規課長に引き継いだ保存文書についても、また、同様とする。

第23条　電子メール等により到達した電子情報は、その内容が、受信した課の所管に属するもので、当該課長が文書としての取扱いをすることが必要であると認めるものは、速やかに当該電子情報を紙に出力し、これを文書として取り扱わなければならない。

第24条　この規程において規定する文書件名簿等の様式は、別に定める。