2　主任は課長補佐(これに相当するものを含む。以下この項において同じ。)のうちから、補助員はその他の職員のうちから課長等が命ずる。ただし、課長補佐を置かない課等にあっては、課長等は、主席主査(これに相当するものを含む。以下同じ。)のうちから主任を命ずることができる。

3　補助員は、主任の事務を補助し、主任が不在のときは、その職務(次条第2号に掲げる事務を除く。)を代理する。

4　課長等は、主任が不在のときは、文書の審査をしなければならない。

5　課長等は、主任および補助員を命じたときは、直ちにその職および氏名を文書法制課長に通知しなければならない。

2　前項の規定により配付する場合において、到着した文書が総合行政ネットワークを利用して受信した電磁的記録(電子署名が行われたものに限る。以下この項において同じ。)であるときは、当該電磁的記録を紙に出力し、その余白に「LGWAN」と記載しなければならない。

3　2以上の課等に関連する文書は、文書法制課長が指定する課等に配付する。

2　前項の規定にかかわらず、主任は、常例により取り扱う証明願、申込書、届書、許認可申請書等の文書を一定の簿冊により収受することができる。

3　新聞、雑誌その他これらに類する文書については、収受を省略することができる。

4　主任は、親展文書については、未開封のまま名あて人に配付するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、同項の電磁的記録の内容が課等において供覧又は回覧により処理することができると認められるものについては、当該電磁的記録の紙への出力および収受を省略することができる。この場合における当該供覧又は回覧の手続については、別に定める。

2　主務主席主査又は主務者は、配付された文書を速やかに処理しなければならない。ただし、その処理に当たっては、次の各号のいずれかに該当する文書は、先に上司に供覧し、意見等を求めた後に処理するものとする。

2　特殊文書は、文書記号の後に「特」の文字を付するものとする。

3　文書番号は、会計年度による一連番号とする。この場合において、事案が完結するまで収受および発送を通じて同一番号を用いるものとし、過年度に属する文書番号を用いるときは、文書記号の前に当該過年度の数字を付するものとする。

4　前項の規定にかかわらず軽易な文書は、文書番号を省略し、「号外」として施行することができる。

2　前項の番号は、文書法制課において付する。ただし、議案番号、専決番号および文書法制課長が特に必要と認める課等の令達番号については、この限りでない。

2　文書の起案(軽易な事案に係るものを除く。)は、その経緯等を明確にするため、起案要旨を記載するとともに、必要に応じて参考資料として関係書類、法令等を添付するものとする。

3　急施を要する文書、秘密に属する文書その他の施行について特殊な取扱いを要する文書は、起案用紙の施行上の取扱いの欄にその旨を朱書するものとする。

4　起案文書を訂正したときは、訂正者は、その箇所に認印を押印しなければならない。

2　重要な事案で即決を要するもの又は特殊な理由のある事案は、課長等又は主務者がその起案文書を携帯し、決裁を受けるものとする。

2　合議を受けたときは、速やかに処理し、調査その他の理由により処理の日時を要するときは、その旨を起案者に通知しなければならない。

3　合議を受けた事案について疑義又は異論があるときは、起案課と協議し、なお協議が整わないときは、上司の指示を受けなければならない。

4　合議した事案の決裁の趣旨が当初の立案と異なるとき又は廃案になったときは、関係する部等又は課等に通知しなければならない。

2　部長等又は課長等は、主管事務を処理するための軽易な文書に限り、部長等名又は課長等名をもって発送することができる。

3　庁内文書の発信者名には、職名を用いるものとする。

2　電磁的記録であって文書法制課長又は電子署名を行うことについて文書法制課長が特に指定する課長等が必要と認めるものには、電子署名を行わなければならない。

3　前項の規定により電子署名を行おうとするときは、電子署名を行おうとする電磁的記録に係る決裁済文書を文書法制課長又は電子署名を行うことについて文書法制課長が特に指定する課長等に提示し、その承認を受けなければならない。

2　文書の発送に郵便切手類を用いるときは、郵便切手類受払簿に記載しなければならない。

3　前条第1項各号に掲げる文書は、ファクシミリ、総合行政ネットワーク、電子メール等により発送することができる。

2　文書の保存期間の計算は、その完結の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。

2　成冊した簿冊は、表紙に年度、文書簿冊名、課等名、分類コード、保存期間その他必要な事項を記載のうえ、完結の属する年度の翌年度末日まで主務課等において保管するものとする。

3　前項の規定により保管した期間は、保存期間に算入するものとする。

2　前項の規定により保存文書の保存を文書法制課長に引き継ぎ、又は保存文書を主務課等において保存しようとするときは、保存文書目録を文書法制課長に提出し、承認を受けなければならない。

3　文書法制課長は、保存文書の保存の引継ぎを受けたときは、当該保存文書について前条に基づく編集がなされている旨を確認のうえ、これを保存するものとする。

2　廃棄する文書で秘密等に属するものは、焼却又はその部分を細断する等適切な措置を講じなければならない。

2　歴史資料の保存等に関し必要な事項は、別に定める。

1　この訓令は、昭和48年7月1日から施行する。

2　本庁と支所、出張所間および支所と出張所間の物品等送達に関する規程(昭和30年訓令第8号)は、廃止する。

3　河辺町および雄和町の編入の際現に河辺町処務規則(昭和33年河辺町規則第2号)および雄和町処務規則(昭和33年雄和町規則第1号)(以下「両町規則」という。)の規定により保存している文書の保存期間については、この訓令の規定にかかわらず、それぞれ両町規則の例による。

1　この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、昭和57年4月1日から施行する。

この訓令は、昭和60年1月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成9年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

この訓令は、平成13年4月1日から施行する。

この訓令は、平成17年1月11日から施行する。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際現にある改正前の様式による収受印は、当分の間、これを使用することができる。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。