○秋田市特定歴史公文書等利用等規則
平成26年2月12日
規則第2号
(趣旨)
第1条 この規則は、秋田市公文書管理条例(平成24年秋田市条例第58号。以下「条例」という。)第26条の規定に基づき、市長が保存する特定歴史公文書等の保存、利用および廃棄に関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規則における用語の意義は、条例の例による。
2 この規則において「引き続き保存」とは、条例第5条第5項の規定により、保存期間が満了した公文書ファイル等を引き続き保存することをいう。
(歴史公文書等の引継ぎおよび受入れ)
第3条 市長は、実施機関および地方独立行政法人において保存する歴史公文書等として引き続き保存又は移管の受入れの措置が定められたものについて、保存期間が満了した日から可能な限り早い時期に引継ぎ又は移管の受入れの日を設定し、当該歴史公文書等の引継ぎ又は受入れをするものとする。
2 市長は、条例第34条第3項の規定により、公的団体の保有する歴史公文書等の移管を受け入れるものとする。
3 市長は、法人その他の団体(市および地方独立行政法人を除く。)又は個人から特定の文書を寄贈し、又は寄託する旨の申出があった場合において、当該文書が歴史公文書等に該当すると判断するときは、当該文書を受け入れるものとする。この場合において、寄贈し、又は寄託した者が希望するときは、協議の上、利用の制限を行う範囲および利用の制限が適用される期間を定めるものとする。
4 市長は、前3項の規定により引き継ぎ、又は受け入れた特定歴史公文書等について、次に掲げる措置を施した上で、原則として引継ぎ又は受入れの日から1年以内に排架その他の適当な措置をとるものとする。
(1) 修復その他の保存に必要な措置
(2) 次条第3項に規定する請求番号の付与
(3) 第7条第1項に規定する目録の作成
(保存方法等)
第4条 市長は、特定歴史公文書等について、条例第24条の規定により廃棄されるに至る場合を除き、適切な環境の下で、書庫等において永久に保存するものとする。
2 市長は、特定歴史公文書等のうち電磁的記録については、その種別を勘案し、当該特定歴史公文書等を利用できるようにするため、媒体変換その他の必要な措置を講ずるよう努めなければならない。
3 市長は、特定歴史公文書等について、利用の請求をするために必要な番号等(以下「請求番号」という。)を付するものとする。
(複製物)
第5条 市長は、特定歴史公文書等について、その保存および利便性の向上のため、それぞれの特定歴史公文書等の内容、保存状態、時の経過、利用の状況等を踏まえ、計画的に適切な記録媒体による複製物を作成するよう努めなければならない。
(個人情報等の漏えいの防止のために必要な措置)
第6条 市長は、特定歴史公文書等に個人情報等が記録されている場合は、条例第14条第3項の規定により、当該個人情報等の漏えいの防止のため、次に掲げる措置を講ずるものとする。
(1) 特定歴史公文書等に対する物理的な接触の制限
(2) 当該特定歴史公文書等に記録されている個人情報等に対する不正アクセス行為(不正アクセス行為の禁止等に関する法律(平成11年法律第128号)第2条第4項に規定する不正アクセス行為をいう。)を防止するために必要な措置
(3) 前2号に掲げるもののほか、市長が必要と認める措置
(令4規則32・一部改正)
(目録の作成および公表)
第7条 市長は、特定歴史公文書等に関し、次に掲げる事項について1の集合物ごとに記載した目録を作成するものとする。
(1) 分類および名称
(2) 市長において引き続き保存をした市長の補助機関の名称
(3) 移管又は寄贈もしくは寄託をした者の名称又は氏名
(4) 市長において引き続き保存をした時期
(5) 移管又は寄贈もしくは寄託を受けた時期
(6) 保存場所
(7) 媒体の種別
(8) 請求番号
(9) 利用することができる複製物の存否
(10) 前各号に掲げるもののほか、適切な保存および利用に資すると市長が認める情報
2 市長は、前項に規定する目録の作成に当たり、条例第15条第1項第1号アからエまでに掲げる情報および同項第2号に規定する情報は記載しないものとする。
3 市長は、第1項に規定する目録を市長が別に定める閲覧場所(以下「閲覧場所」という。)に備え付けておくとともに、インターネットの利用その他の方法により公表するものとする。
(1) 利用請求をしようとする者の氏名又は名称および住所又は居所ならびに法人その他の団体にあっては代表者の氏名
(2) 利用請求に係る特定歴史公文書等の目録に記載された名称
(3) 利用請求に係る特定歴史公文書等の請求番号
(4) 希望する利用の方法
2 市長は、利用請求の円滑化および効率化を図るため、利用請求書の標準様式等を作成し、閲覧場所に備えておくとともに、インターネットの利用その他の方法により公表するものとする。
3 市長は、利用請求書に形式上の不備があると認めるときは、利用請求をした者(以下「利用請求者」という。)に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。
ア 運転免許証、旅券その他の官公署で発行した書類であって、市長が認めるもの
イ アに掲げる書類をやむを得ない理由により提示し、又は提出することができない場合にあっては、当該利用請求をする者が本人であることを確認するため市長が適当と認める書類
(2) 条例第16条第2項各号に掲げる者(以下「遺族等」という。)が利用請求をする場合 当該遺族等に係る前号に掲げる書類および戸籍謄本その他遺族等であることを示す書類として市長が適当と認める書類
(条例第17条の規則で定める事項)
第10条 条例第17条第1項の規則で定める事項は、次に掲げる事項とする。
(1) 利用請求に係る特定歴史公文書等の名称
(2) 利用請求の年月日
(3) 利用請求に係る特定歴史公文書等に記載されている当該第三者に関する情報の内容
(4) 意見書を提出する場合の提出先および提出期限
2 条例第17条第2項の規則で定める事項は、次に掲げる事項とする。
(1) 利用請求に係る特定歴史公文書等の名称
(2) 利用請求の年月日
(3) 利用請求に係る特定歴史公文書等の利用をさせようとする理由
(4) 利用請求に係る特定歴史公文書等に記載されている当該第三者に関する情報の内容
(5) 意見書を提出する場合の提出先および提出期限
3 条例第17条第3項の規則で定める事項は、次に掲げる事項とする。
(1) 利用請求に係る特定歴史公文書等の名称
(2) 利用請求の年月日
(3) 利用請求に係る特定歴史公文書等の利用をさせようとする理由
(4) 利用請求に係る特定歴史公文書等に付されている条例第8条第5項の規定による意見の内容
(5) 意見書を提出する場合の提出先および提出期限
(利用決定等)
第11条 市長は、利用請求があった場合は、当該請求があった日から起算して15日以内にこれに係る処分についての決定(以下「利用決定等」という。)をしなければならない。この場合において、市長が第8条第3項の補正を求めたときは、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
2 利用決定等においては、利用請求のあった特定歴史公文書等ごとに、次の各号に掲げる処分のいずれかを決定するものとする。
(1) 全部の利用を認めること。
(2) 一部の利用を認めないこと。
(3) 全部の利用を認めないこと。
3 市長は、前項第1号又は第2号に掲げる処分のいずれかを決定した場合において、条例第18条ただし書の規定により写しを閲覧させる方法を用いるときは、その旨を明記しなければならない。
(1) この項を適用する旨およびその理由
(2) その他の部分について利用決定等をする期限
(利用決定等の通知)
第12条 市長は、利用決定等をした場合は、当該特定歴史公文書等の利用請求者に対し、次の事項について記載した利用決定通知書により決定の内容を通知しなければならない。
(1) 決定した処分の内容
(2) 利用請求による利用が認められない場合(条例第18条ただし書の規定により原本の閲覧が認められない場合を含む。)は、その理由
(3) 利用の方法
(条例第18条の規則で定める方法)
第13条 条例第18条の規則で定める方法は、次に掲げる方法とする。
(1) 当該電磁的記録を専用機器により再生し、又は映写したものの閲覧、視聴又は聴取
(2) 当該電磁的記録を用紙に出力したものの閲覧又は交付
(3) 当該電磁的記録を電磁的記録媒体に複写したものの交付
2 前項に規定する利用の方法は、情報化の進展状況等を勘案し、利用者が容易に利用できる方法とするよう努めなければならない。
(閲覧の方法等)
第14条 特定歴史公文書等の閲覧は、閲覧場所において行うものとする。
2 閲覧場所における特定歴史公文書等の利用に関しては、別に定めるところによる。
(写しの交付の方法)
第15条 写しの交付は、当該特定歴史公文書等の全部又は一部について行うことができる。この場合において、市長は、利用請求者に対し、具体的な範囲の特定を求めるものとする。
ア 用紙に複写したもの(条例第15条第3項に規定する利用のために作成された複製物に限る。)
イ スキャナにより読み取って作成した電磁的記録を用紙に出力したもの
ウ スキャナにより読み取って作成した電磁的記録を光ディスクに複写したもの
(2) 電磁的記録
ア 用紙に出力したもの
イ 電磁的記録として複写したものを光ディスクに複写したもの
2 前項に規定する費用は、前納とする。ただし、市長が特別の理由があると認めるときは、後納させることができる。
3 写しの交付は、閲覧場所において行うほか、利用請求者の求めに応じ、郵送により行うことができる。この場合において、必要な費用は利用請求者が負担するものとする。
(特定歴史公文書等の貸出し)
第17条 市長は、法人その他の団体から学術研究、社会教育等の公共的目的を有する行事等において利用するために特定歴史公文書等の貸出しの申込みがあった場合は、別に定めるところにより、当該特定歴史公文書等を貸し出すことができる。
(原本の特別利用)
第18条 市長は、原本の利用を認めるとその保存に支障が生ずるおそれのある特定歴史公文書等について、複製物によっては利用目的を果たすことができない場合その他の原本による利用を必要と認める場合は、別に定めるところにより、特に慎重な取扱いを確保した上で、当該原本を利用に供することができる。
(情報の提供)
第19条 市長は、特定歴史公文書等の効果的な利用を確保するため、次に掲げる情報の提供を行うものとする。
(1) 特定歴史公文書等の利用に関する情報
(2) 特定歴史公文書等の目録に関する情報
(移管元実施機関等の利用)
第20条 市長は、市長が引き続き保存をする特定歴史公文書等又は実施機関の長もしくは地方独立行政法人が移管した特定歴史公文書等について、市長において引き続き保存をした市長の補助機関又は移管した実施機関の長もしくは地方独立行政法人が、自らの所掌事務又は業務の遂行のため当該特定歴史公文書等の利用を求める場合は、特定歴史公文書等利用簿への記載を求めるものとする。
2 市長は、前項の規定により利用を求められたときは、当該特定歴史公文書等の利用につき管理上の支障がある場合を除き、その利用を認めるものとする。
(特定歴史公文書等の廃棄)
第21条 市長は、特定歴史公文書等として保存している文書について、劣化、損傷等により判読および修復が不可能で利用できなくなり、歴史資料として重要でなくなったと認める場合は、秋田市公文書管理委員会の答申を受けた上で、当該特定歴史公文書等を廃棄することができる。
2 市長は、前項の規定により特定歴史公文書等の廃棄を行った場合は、廃棄に関する記録を作成し、インターネットの利用その他の方法により公表するものとする。
(保存および利用の状況の公表)
第22条 市長は、特定歴史公文書等の保存および利用の状況について、毎年度、インターネットの利用その他の方法により公表しなければならない。
2 市長は、前項に規定する公表のため、必要に応じて調査を実施するものとする。
(利用等規則の備付け等)
第23条 市長は、この規則について、閲覧場所に常時備え付けるほか、インターネットの利用その他の方法により公表するものとする。
(委任)
第24条 この規則に定めるもののほか必要な事項は、別に定める。
附則
この規則は、平成26年4月1日から施行する。
附則(令和元年5月29日規則第2号)
この規則は、令和元年7月1日から施行する。
附則(令和4年12月21日規則第32号)
この規則は、令和5年4月1日から施行する。
別表(第16条関係)
(令元規則2・一部改正)
特定歴史公文書等の媒体 | 写しの交付の方法 | 金額 | |
文書又は図画(条例第15条第3項の規定に基づく利用のために作成された複製物を含む。) | 電子複写機により用紙に複写したものの交付(条例第15条第3項の規定に基づく利用のために作成された複製物に限る。) | 単色(黒)刷り | 1枚につき 10円 |
カラー複写 | 1枚につき 50円 | ||
スキャナにより読み取ってできた電磁的記録を用紙に出力したものの交付 | 単色(黒)刷り | 1枚につき 10円 | |
カラー複写 | 1枚につき 50円 | ||
スキャナにより読み取ってできた電磁的記録を光ディスク(日本産業規格X0606およびX6281に適合する直径120ミリメートルの光ディスクの再生装置又は日本産業規格X6241に適合する直径120ミリメートルの光ディスクの再生装置で再生することが可能なものに限る。以下同じ。)に複写したものの交付 | 写しの作成に要する費用に相当する額に当該文書又は図画1枚ごとに10円を加えた額 | ||
電磁的記録 | 用紙に出力したものの交付 | 単色(黒)刷り | 1枚につき 10円 |
カラー複写 | 1枚につき 50円 | ||
電磁的記録として複写したものを光ディスクに複写したものの交付 | 写しの作成に要する費用に相当する額 |
備考
1 用紙の両面に複写又は印刷をする場合は、片面を1枚として計算する。
2 文書又は図画を複写する用紙および電磁的記録を出力する用紙の大きさは、日本産業規格A列3番以下とする。
3 この表に掲げる方法以外の方法による写しの作成に要する費用の額は、当該写しの作成に要した額とする。